Detail Jabatan
NAMA JABATAN
:
Pengadministrasi Umum
KODE JABATAN
:
UNIT ORGANISASI
a. JPT
:
Kepala Dinas Kesehatan
b. Administrasi
:
Sekretaris
c. Pengawas
:
Kasubag Umpeg
IKHTISAR JABATAN
Melakukan pengetikan dengan komputer atau mesin tik, serta melakukan kegiatan pengagendaan dan penggandaan guna menunjang kelancaran tugas.
SYARAT JABATAN
a. Pendidikan
:
DIII semua jurusan
b. Kursus/ Diklat
1). Penjenjangan
:
Diklat Prajabatan
2). Teknis
:
Tata persuratan
c. Pengalaman Kerja
:
-
d. Pengetahuan Kerja
:
Pengelolaan arsip, tata usaha, administrasi
TUGAS POKOK
No | Uraian Tugas | Hasil | Jumlah Hasil | Waktu Penyelesaian (Jam) | Waktu Penyelesaian Efektif (Jam) | Kebutuhan Pegawai |
---|---|---|---|---|---|---|
1. | Pengadministrasi Umum | 1787.2 | 1.43 | |||
- | Menerima dan memeriksa surat, dokumen, dan barang atau barang cetakan yang diterima untuk mengetahui kelengkapannya | Menit / Surat | 960 | 0.4 | 384 | 0.31 |
- | Memilah surat masuk dan surat keluar sesuai dengan tujuan surat | Menit / Surat | 500 | 0.4 | 200 | 0.16 |
- | Membuat tanda terima surat/dokumen/barang yang akan didistribusikan untuk tertib administrasi dan bukti serah terima | Menit / Surat | 500 | 0.4 | 200 | 0.16 |
- | Mendistribusikan surat/disposisi kepada pihak yang bersangkutan sebagai tindak lanjut disposisi pimpinan | Menit / Surat | 960 | 0.4 | 384 | 0.31 |
- | Menggandakan surat/dokumen/arsip dan menghitung kembali jumlah yang digandakan agar sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan | Menit / Surat | 96 | 0.5 | 48 | 0.04 |
- | Menyimpan arsip masuk dan keluar untuk mempermudah pencarian kembali | Menit / Surat | 500 | 0.5 | 250 | 0.20 |
- | Membuat rekapitulasi surat masuk dan keluar sebagai bahan laporan rutin | Menit / Surat | 500 | 0.4 | 200 | 0.16 |
- | Mencatat identitas dan keperluan tamu yang berkunjung | Menit / Surat | 12 | 0.4 | 4.8 | 0.00 |
- | Mengantar tamu sesuai prosedur dalam rangka peningkatan layanan | - | 12 | 0.4 | 4.8 | 0.00 |
- | Menerima telepon masuk | Menit/Kegiatan | 12 | 0.4 | 4.8 | 0.00 |
- | Merapihkan/merawat area penerima tamu | menit/ kegiatan | 12 | 0.4 | 4.8 | 0.00 |
- | Menyusun laporan pelaksanaan tugas sebagai pertangungjawaban kepada pimpinan | Menit/Laporan | 96 | 1 | 96 | 0.08 |
- | Melakukan tugas kedinasan lain yang diberikan atasan dalam rangka kelancaran kegiatan | - | 12 | 0.5 | 6 | 0.00 |
Jumlah Kebutuhan Pegawai | 1787.2 | 1.43
1 orang |
||||
Jumlah Pegawai yang Ada | 1 orang |
BAHAN KERJA
No | Bahan Kerja | Penggunaan Dalam Tugas |
---|---|---|
1. | Surat masuk dan keluar Data inventaris dokumen atau barang Kertas disposisi Konsep surat | Pengetikan dengan komputer ataupun mesin tik, penerimaan, pencatatan dan pemberian nomor, pendistribusian surat masuk, penerimaan dan pemeriksaan buku ekspedisi, penerimaan dan pengecekan kelengkapan dokumen, penggandaan dengan cara fotocopy atau stensil |
2. | Catatan harian | Penyusunan laporan kegiatan |
3. | Disposisi pimpinan | Pelaksanaan tugas lain-lain |
PERANGKAT KERJA
No | Perangkat Kerja | Penggunaan Dalam Tugas |
---|---|---|
1. | Komputer/Laptop, Printer, Flash disk, Alat komunikasi, Jaringan internet, Mesin Tik, Telepon dan Mesin Fax, Mesin | Pelaksanaan tugas sehari-hari |
2. | Fotokopi, dan Alat Tulis Kantor. | Pencatatan surat/dokumen serta pemberian lembar disposisi |
3. | Pedoman Tata Naskah Dinas Alat penghancur kertas | Pemusnahan surat/dokumen/arsip |
TANGGUNG JAWAB
1. | Memeriksa Kerapihan buku agenda |
2. | Ketersediaanya pembagian tugas |
3. | Ketersediaanya pedoman operasional |
4. | Kesesuaian pelaksanaan tugas terhadap peraturan / SOP |
5. | Kesesuaian pelaksanaan tugas terhadap peraturan / SOP |
WEWENANG
1. | Menilai kelengkapan surat atau dokumen masuk untuk pimpinan |
2. | Menggunakan peralatan kerja yang tersedia |
KORELASI JABATAN
No | Jabatan | Unit Kerja/ Instansi | Dalam Hal |
---|---|---|---|
1. | Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian | Dinas Pendidikan dan Kebudayaan | Laporan |
2. | Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian | Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil | Konsultasi dan koordinasi kerja |
3. | Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian | Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu | Koordinasi dan laporan pelaksanaan tugas |
4. | Kepala Bidang Penanaman Modal dan Ketenagakerjaan | Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu | Koordinasi kerja |
5. | Kepala Bidang Pelayanan Perizinan Terpadu | Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu | Koordinasi kerja |
6. | Kepala Sub Bagian Keuangan dan Pelaporan | Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu | Koordinasi kerja |
7. | Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian | Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia | Koordinasi kerja |
8. | Analis Tata Usaha | Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia | Koordinasi kerja |
9. | Pengelola Kepegawaian | Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia | Koordinasi kerja |
10. | Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian | Dinas Perpustakaan dan Kearsipan | Konsultasi dan pertanggungjawan |
11. | Analis Tata Usaha | Dinas Perpustakaan dan Kearsipan | Koordinasi kerja |
12. | Penyusun Rencana Kebutuhan Sarana dan Prasarana | Dinas Perpustakaan dan Kearsipan | Koordinasi kerja |
13. | Pengelola Sarana dan Prasarana Kantor | Dinas Perpustakaan dan Kearsipan | Koordinasi kerja |
14. | Pengelola Kepegawaian | Dinas Perpustakaan dan Kearsipan | Koordinasi kerja |
15. | Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian | Badan Penanggulangan Bencana Daerah, Kesatuan Bangsa dan Politik | Koordinasi kerja, menerima perintah kerja, laporan hasil pelaksanaan tugas |
16. | Analis Tata Usaha | Badan Penanggulangan Bencana Daerah, Kesatuan Bangsa dan Politik | Koordinasi kerja |
17. | Penyusun Rencana Kebutuhan Sarana dan Prasarana | Badan Penanggulangan Bencana Daerah, Kesatuan Bangsa dan Politik | Koordinasi kerja |
18. | Pengelola Kepegawaian | Badan Penanggulangan Bencana Daerah, Kesatuan Bangsa dan Politik | Koordinasi kerja |
19. | Pengadministrasi Sarana dan Prasarana | Badan Penanggulangan Bencana Daerah, Kesatuan Bangsa dan Politik | Koordinasi kerja |
20. | Pengelola Sarana dan Prasarana Kantor | Badan Penanggulangan Bencana Daerah, Kesatuan Bangsa dan Politik | Koordinasi kerja |
21. | Pemelihara Sarana dan Prasarana | Badan Penanggulangan Bencana Daerah, Kesatuan Bangsa dan Politik | Koordinasi kerja |
22. | Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian | Dinas Pangan dan Pertanian | Meminta arahan |
23. | Kepala Seksi Tata Pemerintahan, Ketentraman dan Ketertiban Umum Kelurahan Bukit Surungan | Kecamatan Padang Panjang Barat | pelaksanaan dan laporan |
24. | Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian | Kecamatan Padang Panjang Barat | pelaksanaan dan laporan |
25. | Sekretaris Kecamatan | Kecamatan Padang Panjang Barat | pelaksanaan dan laporan |
26. | Camat Padang Panjang Barat | Kecamatan Padang Panjang Barat | pelaksanaan dan laporan |
27. | Bendahara | Kecamatan Padang Panjang Barat | pelaksanaan dan laporan |
28. | Verifikator Keuangan | Kecamatan Padang Panjang Barat | pelaksanaan dan laporan |
29. | Kepala Seksi Tata Pemerintahan, Ketentraman dan Ketertiban Umum Kelurahan Bukit Surungan | Kecamatan Padang Panjang Timur | pelaksanaan dan laporan |
30. | Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian | Kecamatan Padang Panjang Timur | pelaksanaan dan laporan |
31. | Sekretaris Kecamatan | Kecamatan Padang Panjang Timur | pelaksanaan dan laporan |
32. | Camat Padang Panjang Timur | Kecamatan Padang Panjang Timur | pelaksanaan dan laporan |
33. | Bendahara | Kecamatan Padang Panjang Timur | pelaksanaan dan laporan |
34. | Verifikator Keuangan | Kecamatan Padang Panjang Timur | pelaksanaan dan laporan |
35. | Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian | Dinas Pemuda, Olahraga dan Pariwisata | Perintah dan Laporan |
36. | Analis Tata Usaha | Dinas Pemuda, Olahraga dan Pariwisata | Koordinasi tugas |
37. | Pengelola Kepegawaian | Dinas Pemuda, Olahraga dan Pariwisata | Koordinasi tugas |
38. | Pengelola Sarana dan Prasarana Kantor | Dinas Pemuda, Olahraga dan Pariwisata | Koordinasi tugas |
39. | Kepala Bagian Umum dan Keuangan | Bagian Umum dan Keuangan Sekretariat DPRD | Meminta Arahan |
40. | Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian | Sub Bagian Umum dan Kepegawaian | Meminta Arahan |
41. | Pengelola Sarana dan Prasarana Kantor | Sub Bagian Umum dan Kepegawaian | Koordinasi |
42. | Pengadministrasi Barang Milik Daerah | Sub Bagian Umum dan Kepegawaian | Koordinasi |
43. | Pengelola Kepegawaian | Sub Bagian Umum dan Kepegawaian | Koordinasi |
44. | Ajudan | Sub Bagian Umum dan Kepegawaian | Koordinasi |
45. | Pengemudi VIP | Sub Bagian Umum dan Kepegawaian | Koordinasi |
46. | Sekretaris | Dinas Pangan dan Pertanian | Meminta arahan |
47. | Penyusun Rencana Kebutuhan Sarana dan Prasarana | Dinas Pangan dan Pertanian | Konsultasi |
48. | Analis Tata Usaha | Dinas Pangan dan Pertanian | Konsultasi |
49. | Pengelola Sarana dan Prasarana Kantor | Dinas Pangan dan Pertanian | Konsultasi |
50. | Pengadministrasi Sarana dan Prasarana | Dinas Pangan dan Pertanian | Konsultasi |
51. | Pengelola Kepegawaian | Dinas Pangan dan Pertanian | Konsultasi |
52. | Kepala Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang | Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang | Koordinasi |
53. | Sekretaris | Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang | Koordinasi dan Konsultasi kerja |
54. | Kepala Sub Bagian Kepegawaian | Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang | Koordinasi dan Konsultasi kerja |
55. | Kepala Dinas Sosial, Pengendalian Penduduk, Keluarga Berencana, Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak | Dinas Sosial, Pengendalian Penduduk, Keluarga Berencana, Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak | Menerima Perintah |
56. | Sekretaris | Dinas Sosial, Pengendalian Penduduk, Keluarga Berencana, Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak | Menerima Perintah |
57. | Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian | Dinas Sosial, Pengendalian Penduduk, Keluarga Berencana, Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak | Koordinasi |
58. | Kepala Sub Bagian Keuangan | Dinas Sosial, Pengendalian Penduduk, Keluarga Berencana, Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak | Koordinasi |
59. | Kepala Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan | Dinas Sosial, Pengendalian Penduduk, Keluarga Berencana, Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak | Koordinasi |
60. | "KEPALA BIDANG PEMBERDAYAAN SOSIAL DAN PENANGANAN FAKIR MISKIN" | Dinas Sosial, Pengendalian Penduduk, Keluarga Berencana, Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak | Koordinasi |
61. | "KEPALA BIDANG PELAYANAN, PENANGANAN DAN REHABILITASI SOSIAL" | Dinas Sosial, Pengendalian Penduduk, Keluarga Berencana, Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak | Koordinasi |
62. | KEPALA BIDANG PEMBERDAYAAN PEREMPUAN DAN PERLINDUNGAN ANAK | Dinas Sosial, Pengendalian Penduduk, Keluarga Berencana, Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak | Koordinasi |
63. | "KEPALA BIDANG PENGENDALIAN PENDUDUK DAN KELUARGA BERENCANA" | Dinas Sosial, Pengendalian Penduduk, Keluarga Berencana, Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak | Koordinasi |
64. | Kasubag Umum Dan Kepegawaian | Dinas Komunikasi dan Informatika | laporan dan arahan |
65. | Penyusun Rencana Kebutuhan Sarana dan Prasarana | Dinas Komunikasi dan Informatika | koordinasi kerjasama |
66. | Pengelola Sarana dan Prasarana Kantor | Dinas Komunikasi dan Informatika | koordinasi kerjasama |
67. | Pengadministrasi Sarana dan Prasarana | Dinas Komunikasi dan Informatika | koordinasi kerjasama |
68. | Pengelola Kepegawaian | Dinas Komunikasi dan Informatika | koordinasi kerjasama |
69. | Analis Tata Usaha | Dinas Komunikasi dan Informatika | koordinasi kerjasama |
70. | Kepala Bagian Kesejahteraan Rakyat | Sekretariat Daerah Kota | Mengerjakan Intruksi Pimpinan |
71. | Kepala Sub Bagian Bina Pendidikan, Pariwisata, Pemuda dan Olahraga | Sekretariat Daerah Kota | Mengerjakan Intruksi Pimpinan |
72. | Kepala Bagian Tata Usaha | Rumah Sakit Umum Daerah | meminta arahan |
73. | Kepala Sub Bagian Umum dan Perlengkapan | Rumah Sakit Umum Daerah | meminta arahan |
74. | Analis Tata Usaha | Rumah Sakit Umum Daerah | koordinasi |
75. | Penyusun kebutuhan sarana dan prasarana | Rumah Sakit Umum Daerah | koordinasi |
76. | Pengadministrasian persuratan | Rumah Sakit Umum Daerah | koordinasi |
77. | Pengemudi Ambulan | Rumah Sakit Umum Daerah | koordinasi |
78. | Petugas Keamanan | Rumah Sakit Umum Daerah | koordinasi |
79. | Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian | Dinas Perumahan, Kawasan Permukiman dan Lingkungan Hidup | meminta arahan |
80. | Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian | Satuan Polisi Pamong Praja Pemadam Kebakaran | Meminta arahan |
81. | Sekretaris | Satuan Polisi Pamong Praja Pemadam Kebakaran | Meminta arahan |
82. | Penyusun Rencana Kebutuhan Sarana dan Prasarana | Satuan Polisi Pamong Praja Pemadam Kebakaran | Konsultasi |
83. | Analis Tata Usaha | Satuan Polisi Pamong Praja Pemadam Kebakaran | Konsultasi |
84. | Pengelola Sarana dan Prasarana Kantor | Satuan Polisi Pamong Praja Pemadam Kebakaran | Konsultasi |
85. | Pengelola Kepegawaian | Satuan Polisi Pamong Praja Pemadam Kebakaran | Konsultasi |
86. | Sekretaris | Dinas Perumahan, Kawasan Permukiman dan Lingkungan Hidup | meminta arahan |
87. | Pengadministrasi Barang Milik Daerah | Dinas Perumahan, Kawasan Permukiman dan Lingkungan Hidup | koordinasi |
88. | Pengelola Kepegawaian | Dinas Perumahan, Kawasan Permukiman dan Lingkungan Hidup | koordinasi |
89. | Pengadministrasi Umum | Dinas Kesehatan | koordinasi kerja |
KONDISI LINGKUNGAN KERJA
No | Aspek | Faktor |
---|---|---|
1. | Tempat Kerja | Di Dalam Ruangan |
2. | Suhu | Suhu Normal |
3. | Udara | Sirkulasi Baik |
4. | Keadaan Ruangan | Cukup |
5. | Letak | Datar |
6. | Penerangan | Terang Dengan Lampu Listrik |
7. | Suara | Tenang |
8. | Keadaan Tempat Kerja | Bersih |
9. | Getaran | Tidak Ada Getaran |
RESIKO BAHAYA
No | Fisik/ Mental | Penyebab |
---|---|---|
1. | Psikis | Tekanan beban kerja dan keberagaman tugas |
2. | Kelelahan | Beban kerja yang beragam dan membutuhkan prioritas |
SYARAT JABATAN LAINNYA
a. Keterampilan Kerja
Menguasai aplikasi Ms Office dan internet |
b. Bakat Kerja
G, Intelegensia
V, Bakat Verbal
Q, Bakat Ketelitian
G, Intelegensia
V, Bakat Verbal
Q, Bakat Ketelitian
c. Temperamen Kerja
J, Sensory & Judgmental Criteria (SJC)
M, Measurable & Verifiable Criteria (MVC)
J, Sensory & Judgmental Criteria (SJC)
M, Measurable & Verifiable Criteria (MVC)
d. Minat Kerja
Sosial - Aktivitas yang bersifat sosial atau memerlukan keterampilan berkomunikasi dengan orang lain
Konvensional - Aktivitas yang memerlukan manipulasi data yang eksplisit, kegiatan administrasi, rutin dan klerikal
Sosial - Aktivitas yang bersifat sosial atau memerlukan keterampilan berkomunikasi dengan orang lain
Konvensional - Aktivitas yang memerlukan manipulasi data yang eksplisit, kegiatan administrasi, rutin dan klerikal
e. Upaya Kerja
Berdiri
Berjalan
Duduk
Berbicara
Melihat
Berdiri
Berjalan
Duduk
Berbicara
Melihat
f. Fungsi Fisik
1) Kondisi Fisik
Jenis Kelamin
:
Pria atau Wanita
Umur (Tahun)
:
-
Tinggi Badan (cm)
:
-
Berat Badan (kg)
:
-
Postur Badan
:
-
Penampilan
:
-
2) Fungsi Fisik/ Fungsi Jabatan
Hubungan dengan Benda
:
-
Hubungan dengan Data
:
D1, Mengkoordinasi data
Hubungan dengan Orang
:
O6, Berbicara - memberi tanda