Detail Jabatan


NAMA JABATAN
:
Pengadministrasi Sarana dan Prasarana
KODE JABATAN
:
 
UNIT ORGANISASI
a. JPT
:
Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika
b. Administrasi
:
Sekretaris
c. Pengawas
:
Kasubag Umum Dan Kepegawaian
IKHTISAR JABATAN
Melakukan kegiatan pencatatan dan pendokumentasian di bidang sarana dan prasarana berdasarkan ketentuan yang berlaku agar tugas pengadministrasi sarana dan prasarana kantor sesuai dengan sasaran yang telah ditetapkan
 
SYARAT JABATAN
a. Pendidikan
:
SLTA/DI/ D-2 (Diploma-Dua)/D-3 (Diploma-Tiga) bidang Manajemen Perkantoran/ Administrasi Perkantoran/ Tata Perkantoran atau bidang lain yang relevan dengan tugas jabatan
b. Kursus/ Diklat
1). Penjenjangan
:
Diklat LPJ
2). Teknis
:
Diklat Teknis administrasi perkantoran,
c. Pengalaman Kerja
:
Pengurus/pengelola barang
d. Pengetahuan Kerja
:
menguasai administrasi pengelola barang sarana dan prasarana
TUGAS POKOK
No Uraian Tugas Hasil Jumlah Hasil Waktu Penyelesaian (Jam) Waktu Penyelesaian Efektif (Jam) Kebutuhan Pegawai
1. Melakukan kegiatan yang meliputi penerimaan, pencatatan dan pendokumentasian di bidang sarana dan prasarana kantor, berdasarkan ketentuan yang berlaku agar tugas pengadministrasi sarana dan prasarana kantor sesuai dengan sasaran yang telah ditetapkan 3289.5 2.63
- Membuat rencana kebutuhan barang sesuai dengan ketentuan yang berlaku Dokumen 1 34 34 0.03
- Menerima dan memeriksa bahan dan data barang sesuai prosedur sebagai bahan kajian dalam rangka penyimpanan barang Kegiatan 12 4 48 0.04
- Menerima, menyimpan dan menyalurkan barang milik daerah Kegiatan 3 180 540 0.43
- Meneliti dan menghimpun dokumen pengadaan barang yang diterima dan meneliti jumlah dan kualitas barang yang diterima sesuai dengan dokumen pengadaan Dokumen 12 2 24 0.02
- Mencatat barang milik daerah yag diterima kedalam buku/kartu barang Kegiatan 1 180 180 0.14
- Mengamankan barang milik daerah yang ada dalam persediaan Kegiatan 1 60 60 0.05
- Membuat katalog dan mencatat ke dalam buku pengendalian barang sesuai prosedur untuk memudahkan pengendalian barang Katalog & Buku Pengendalian Barang 2 14 28 0.02
- Mengumpulkan dan mengklasifikasikan bahan dan data barang sesuai spesifikasi dan prosedur untuk tertib administrasi dalam penyimpanan Kegiatan 1 70 70 0.06
- Memasukan serta mengeluarkan kedalam dan keluar gudang sesuai dengan ketentuan untuk memenuhi unit yang memerlukan Kali 350 0.25 87.5 0.07
- Menginventarisasikan barang kantor menurut jenis dan klasifikasinya Kegiatan 1 70 70 0.06
- Merawat perlengkapan kantor menurut jenis dan keadaannya, agar terlihat rapi dan dapat digunakan sewaktu-waktu Kegiatan 1 132 132 0.11
- Meminta kebutuhan perlengkapan Dinas kepada Sub Bagian, Sub Bidang, Bidang dan melayani kebutuhan perlengkapan pada Badan sesuai dengan kebutuhan yang berlaku Kali 12 84 1008 0.81
- Melaporkan pelaksanaan tugas kepada atasan berdasarkan hasil kerja sebagai bahan evaluasi bagi atasan Laporan 12 84 1008 0.81
2. Melakukan kegiatan yang meliputi penerimaan, pencatatan dan pendokumentasian di bidang sarana dan prasarana 0 0.00
3. Pengadministrasi Sarana dan Prasarana 6 0.00
- Menerima, mencatat, dan menyortir surat masuk, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pencarian - 1 1 1 0.00
- Memberi lembar pengantar pada surat, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pengendalian - 1 1 1 0.00
- Mengelompokkan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pendistri - 1 1 1 0.00
- Mendokumentasikan surat sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tertib administrasi - 1 1 1 0.00
- Melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban - 1 1 1 0.00
- Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan baik tertulis maupun lisan - 1 1 1 0.00
4. Menyiapkan bahan usulan kebutuhan barang untuk bahan masukan dalam penyusunan rencana kebutuhan barang pada Dinas Pangan dan Pertanian 96 0.08
- Mengumpulkan usulan kebutuhan barang pada bidang-bidang dan Sekretariat dengan pengisian format yang tersedia data 12 2 24 0.02
- Mengelompokkan data kebutuhan berdasarkan format yang telah diisi oleh sub unit kerja data 12 2 24 0.02
- Menganalisis kebutuhan barang dengan cara membandingkan antara realisasi tahun lalu dengan usulan unit kerja analisa data 12 2 24 0.02
- Menyiapkan daftar kebutuhan barang serta rincian anggaran pengadaan barang untuk keperluan kantor untuk masa satu tahun yang akan datang. rekap data 12 2 24 0.02
5. Membuat usulan pengadaan barang persediaan sesuai dengan kondisi barang dalam persediaan, rencana kebutuhan barang unit kerja dan jumlah anggaran yang tersedia 108 0.09
- Menyusun konsep usulan pengadaan barang persediaan dan rencana kebutuhan barang pada Sekretariat dan Bidang-Bidang konsep usulan 12 2 24 0.02
- Membuat usulan pengadaan barang persediaan dan kebutuhan barang pada Sekretariat dan Bidang-Bidang rekap usulan 12 2 24 0.02
- Mengkonsultasikan usulan pengadaan barang persediaan dan kebutuhan barang pada Sekretariat dan Bidang-Bidang dengan Kasubag Umum dan Kepegawaian usulan yang disetujui 12 2 24 0.02
- Finalisasi usulan pengadaan barang persediaan dan kebutuhan barang yang sudah disetujui atasan daftar usulan 12 3 36 0.03
6. Melaksanakan proses inventarisasi barang daerah sesui dengan ketentuan berlaku 90 0.07
- Membukukan barang dalam Kartu Induk Barang mempedomani dengan dokumen pengadaan barang dan Berita Acara Penyerahan Penggunaan Aset dari Pejabat Pengelola Barang Daerah Data Inventaris 12 2 24 0.02
- Mencatat penerimaan barang habis pakai dalam buku persediaan barang Data Inventaris 12 2 24 0.02
- Membuat buku Inventaris ruang sesuai jenis barang yang berada pada masing-masing ruangan Data Inventaris 12 2 24 0.02
- Melakukan sensus barang dengan cara mencantumkan nomor urut inventaris barang pada masing-masing barang inventaris kantor Kegiatan 6 3 18 0.01
7. Melaksanakan administrasi dan pelayanan dalam pendistribusian barang dan pemeliharaan barang 108 0.09
- Menyiapkan blanko permintaan barang dan pemeliharaan barang Blanko 12 2 24 0.02
- Menyerahkan barang dan membukukan pengeluaran barang sesuai dengan jenis dan jumlah barang yang diserahkan Kegiatan 12 3 36 0.03
- Memeriksa kondisi barang yang diusulkan untuk dilakukan pemeliharaan atau perbaikan Kegiatan 12 2 24 0.02
- Membuat rekapitulasi barang dalam persediaan sebagai bahan laporan bagi atasan DaftarRekapitulasi 12 2 24 0.02
8. Menyiapkan dan memasangkan peralatan untuk mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan kantor 60 0.05
- Menyiapkan dan memasang peralatan untuk pelaksanaan kegiatan kegiatan 12 3 36 0.03
- Memeriksa peralatan yang akan digunakan apakah dalam kondisi baik dan siap pakai kegiatan 12 2 24 0.02
9. Memelihara barang pada tempat penyimpanan barang agar terjaga kerapian dan keamanannya 72 0.06
- Memasukan serta mengeluarkan kedalam dan keluar gudang sesuai dengan ketentuan untuk memenuhi unit yang memerlukan kegiatan 12 2 24 0.02
- Memeriksa kembali jumlah dan kelengkapan peralatan setelah digunakan kegiatan 12 2 24 0.02
- Merawat perlengkapan kantor menurut jenis dan keadaannya, agar terlihat rapi dan dapat digunakan sewaktu-waktu kegiatan 12 2 24 0.02
10. Menyiapkan daftar barang yang diusulkan untuk proses dan penghapusan barang terhadap barang yang tidak dapat dipergunakan atau sudah habis umur ekonomisnya 39 0.03
- Mendata kerusakan sarana dan prasarana yang tidak layak pakai lagi serta yang hilang karena pencurian atau sebab lainnya rekap data 8 3 24 0.02
- Membuat usulan penghapusan sarana dan prasarana yang rusak/hilang usulan penghapusan 1 5 5 0.00
- Melakukan penghapusan dengan melengkapi syaratnya berupa berita acara dan kelengkapan lainnya kegiatan 2 5 10 0.01
11. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban 216 0.17
- Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas Konsep laporan 12 10 120 0.10
- Mengkonsultasikan konsep laporan kepada Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Konsultasi 12 3 36 0.03
- Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas kepada Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian laporan 12 5 60 0.05
12. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintah atasan baik secara tertulis maupun lisan 612 0.49
- Menerima disposisi perintah pelaksanaan tugas dari Kepala Sub Bagian Umum Kepegawaian Petunjuk kerja 24 0.5 12 0.01
- Mempelajari tugas yang diberikan Pemahaman tugas 24 10 240 0.19
- Melaksanakan tugas yang diberikan kegiatan 24 10 240 0.19
- Melaporkan hasil pelaksanaan tugas laporan 24 5 120 0.10
13. Menerima dokumen bidang terkait sarana prasarana sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pencarian. 96 0.08
- Menerima dokumen bidang sekretariat dokumen 120 0.16 19.2 0.02
- Menerima dokumen bidang perencanaan dokumen 120 0.16 19.2 0.02
- Menerima dokumen bidang cipta karya dokumen 120 0.16 19.2 0.02
- Menerima dokumen bidang bina marga dokumen 120 0.16 19.2 0.02
- Menerima dokumen bidang tata ruang dokumen 120 0.16 19.2 0.02
14. Mencatat berkas masuk bidang terkait sarana prasarana sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pengendalian 300 0.24
- Mencatat berkas masuk bidang sekretariat dokumen 120 0.5 60 0.05
- Mencatat berkas masuk bidang perencanaan dokumen 120 0.5 60 0.05
- Mencatat berkas masuk bidang cipta karya dokumen 120 0.5 60 0.05
- Mencatat berkas masuk bidang bina marga dokumen 120 0.5 60 0.05
- Mencatat berkas masuk bidang tata ruang dokumen 120 0.5 60 0.05
15. Mendokumentasikan berkas bidang terkait sarana prasarana sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tertib administrasi 600 0.48
- Mendokumentasikan berkas bidang sekretariat dokumen 120 1 120 0.10
- Mendokumentasikan berkas bidang perencanaan dokumen 120 1 120 0.10
- Mendokumentasikan berkas bidang cipta karya dokumen 120 1 120 0.10
- Mendokumentasikan berkas bidang bina marga dokumen 120 1 120 0.10
- Mendokumentasikan berkas bidang tata ruang dokumen 120 1 120 0.10
16. Mengidentaaifikasi sarana dan prasarana 0 0.00
- mendata dan mencatat sarana dan prasarana secara keseluruhan Dokumen 0 0.00
- memilah dan mengumpulkan sesuai dengan jenis barang dan alat Dokumen 0 0.00
- Menyimpan hasil identifikasi sarana dan prasarana sesuai jenis dan kondisi barang dan alat Dokumen 0 0.00
17. Merencanakan Kebutuhan sarana dan prasarana 0 0.00
- Menyusun konsep kebutuhan sarana dan prasana yang diperlukan Dokumen 0 0.00
- Membuat usulan atau proposal kebutuhan sarana dan prasarana Dokumen 0 0.00
- Merencanakan kebutuhan barang persediaan milik daerah dan milik Negara Dokumen 0 0.00
- Merencanakan Kebutuhan barang/asset milik daerah dan milik Negara Dokumen 0 0.00
- Mengkonsultasikan kebutuhan sarana dan prasarana dengan atasan Dokumen 0 0.00
18. Mengadakan sarana dan prasarana 0 0.00
- engadakan sarana dan prasarana sesuai kebutuhan Dokumen 0 0.00
- Membeli sarana dan prasarana sesuai dengan nilai yang tertera dalam RAB Dokumen 0 0.00
- Diterimanya barang milik daerah dan barang milik Negara Dokumen 0 0.00
- Terdistribusinya barang milik daerah dan barang milik negara Dokumen 0 0.00
- Membuat SPJ dan laporan pengadaan sarana dan prasarana Dokumen 0 0.00
19. Menginventarisasikan sarana dan prasarana 0 0.00
- Mencatat dalam buku inventaris sarana dan prasana Dokumen 0 0.00
- Memberi label sensus pada sarana dan prasarana yang baru dibeli Dokumen 0 0.00
- Mencatat dan mengentery sarana dan prasarana pada aplikasi sesuai jenis sarana dan prasarana Dokumen 0 0.00
20. memelihara sarana dan prasarana 0 0.00
- Mengontrol dan memeriksa sarana dan prasarana secara berkala Dokumen 0 0.00
- Mencatat setiap kerusakan dari sarana dan prasarana yang dimiliki Dokumen 0 0.00
- Memperbaiki sarana dan prasarana yang mengalami kerusakan Dokumen 0 0.00
- terkelolanya barang persediaan dan barang daerah/asset milik daerah dan milik Negara Dokumen 0 0.00
- Melaporkan kerusakan sarana dan prasarana kepada atasan Dokumen 0 0.00
21. melaksanakan penghapusan sarana dan prasarana 0 0.00
- Mendata kerusakan sarana dan prasarana yang tidak bias diperbaiki lagi Dokumen 0 0.00
- Mendata sarana dan prasarana yang hilang karena pencurian atau lainnya Dokumen 0 0.00
- Mengusulkan penghapusan sarana dan prasarana Dokumen 0 0.00
- Melakukan penghapusan dengan membuat berita acara dan kelengkapan lainnya Dokumen 0 0.00
22. Menyusun Laporan sarana dan prasarana secara berkala 0 0.00
- Membuat konsep lapo ran hasil pelaksanaan tugas Dokumen 0 0.00
- Membuat laporan Tri Wulan barang persediaan milik daerah dan milik Negara Dokumen 0 0.00
- embuat laporan Per Semester barang daerah/asset milik daerah dan milik Negara Dokumen 0 0.00
- Mengkonsultasikan konsep laporan kepada atasan Dokumen 0 0.00
- Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas Dokumen 0 0.00
23. Menerima dokumen administrasi sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pencarian. 750 0.60
- Mengumpulkan usulan kebutuhan barang pada bidang-bidang dan Sekretariat dengan pengisian format yang tersedia dokumen 500 0.5 250 0.20
- Menganalisis kebutuhan barang dengan cara membandingkan antara realisasi tahun lalu dengan usulan unit kerja draft 500 0.5 250 0.20
- Membuat usulan pengadaan barang persediaan dan kebutuhan barang pada Sekretariat dan Bidang-Bidang dokumen 500 0.5 250 0.20
24. Mencatat berkas masuk pengadaan barang persediaan sesuai dengan kondisi barang dalam persediaan, rencana kebutuhan barang unit kerja dan jumlah anggaran yang tersedia sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pengendalian 120 0.10
- Mengkonsultasikan usulan pengadaan barang persediaan dan kebutuhan barang pada Sekretariat dan Bidang-Bidang dengan Kasubag Umum dan Kepegawaian dokumen 12 5 60 0.05
- Membuat usulan pengadaan barang persediaan dan kebutuhan barang pada Sekretariat dan Bidang-Bidang dokumen 12 5 60 0.05