Detail Jabatan
NAMA JABATAN
:
Kepala Seksi Penataan dan Pelestarian Arsip
KODE JABATAN
:
UNIT ORGANISASI
a. JPT
:
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
b. Administrasi
:
Kepala Bidang Kearsipan
c. Pengawas
:
IKHTISAR JABATAN
Melakukan verifikasi koleksi arsip, mendata arsip statis, melakukan koordinasi dengan masyarakat/ OPD dan BUMN untuk penyelamatan arsip daerah kota padang panjang
SYARAT JABATAN
a. Pendidikan
:
S1
b. Kursus/ Diklat
1). Penjenjangan
:
Diklat PIM IV,
2). Teknis
:
Diklat Kearsipan, Diklat teknis Pelestarian arsip
c. Pengalaman Kerja
:
telah menduduki jabatan pelaksana
d. Pengetahuan Kerja
:
memduduki jabatan pelaksana
TUGAS POKOK
| No | Uraian Tugas | Hasil | Jumlah Hasil | Waktu Penyelesaian (Jam) | Waktu Penyelesaian Efektif (Jam) | Kebutuhan Pegawai |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1. | merencanakan kegiatan Penataan arsip dengan berdasarkan program kerja Bidang Kearsipan sebagai pedoman pelaksanaan tugas | 15 | 0.01 | |||
| - | Menelaah program Bidang Kearsipan | kegiatan | 3 | 1 | 3 | 0.00 |
| - | Menyusun konsep rencana kegiatan seksi penataan dan pelestarian arsip | dokumen | 2 | 2 | 4 | 0.00 |
| - | Menkonsultasi konsep rencana kegiatan kepada atasan untuk mendapatkan arahan | dokumen | 2 | 2 | 4 | 0.00 |
| - | Memfinalisasi dan menetapkan konsep rencana kegiatan seksi penataan dan pelestarian arsip | dokumen | 2 | 2 | 4 | 0.00 |
| 2. | membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing untuk kelancaran pelaksanaan tugas Seksi Penataan dan pelesterian arsip | 84 | 0.07 | |||
| - | Menjabarkan rencana kegiatan menjadi tugas-tugas yang harus dilaksanakan bawahan | kegiatan | 12 | 2 | 24 | 0.02 |
| - | Memaparkan rencana kegiatan seksi penataan dan pelestarian arsip | dokumen | 12 | 1 | 12 | 0.01 |
| - | Menghimpun saran dan masukan dari bawahan | kegiatan | 12 | 1 | 12 | 0.01 |
| - | Memberikan petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan | dokumen | 12 | 2 | 24 | 0.02 |
| - | Menentukan target waktu penyelesaian | dokumen | 12 | 1 | 12 | 0.01 |
| 3. | membimbing pelaksanaan tugas bawahan di Lingkup Seksi Penataan dan Pelestarian Arsip sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang diberikan agar pekerjaan berjalan tertib dan lancar | 72 | 0.06 | |||
| - | Menjelaskan tugas yang akan dilaksanakan bawahan | kegiatan | 12 | 1 | 12 | 0.01 |
| - | Mengidentifikasi kesulitan yang dialamai oleh bawahan | kegiatan | 12 | 2 | 24 | 0.02 |
| - | Menganalisis permasalahan bersama dengan atasan untuk menentukan solusi terbaik | kegiatan | 12 | 2 | 24 | 0.02 |
| - | Memberikan arahan kepada bawahan terkait dengan masalah yang di alami | kegiatan | 12 | 1 | 12 | 0.01 |
| 4. | memeriksa dan mengevaluasi hasil kerja bawahan di lingkup Seksi Penataan dan Pelestarian arsip sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku agar terhindar dari kesalahan | 96 | 0.08 | |||
| - | Menelaah hasil kerja yang dilakukan oleh bawahan | dokumen | 12 | 1 | 12 | 0.01 |
| - | Menentukan standar kualitas dan/atau kuantitas hasil kerja | dokumen | 12 | 2 | 24 | 0.02 |
| - | Mengidentifikasi kesalahan dalam hasil kerja sesuai dengan standar yang telah ditentukan | dokumen | 12 | 2 | 24 | 0.02 |
| - | Membuat koreksi pada hasil kerja berupa catatan tertulis | Dokumen | 12 | 2 | 24 | 0.02 |
| - | Memberikan arahan terkait koreksi hasil kerja bawahan | kegiatan | 12 | 1 | 12 | 0.01 |
| 5. | melaksanakan monitoring, penilaian dan verifikasi terhadap fisik arsip dan daftar arsip statis dasar tujuan sesuai prosedur dan aturan yang berlaku sebagai bentuk akuntabilitas kinerja | 690 | 0.55 | |||
| - | Mengumpulkan daftar arsip statis | dokumen | 10 | 1 | 10 | 0.01 |
| - | Mempelajari daftar arsip kegiatan dari bawahan | dokumen | 10 | 3 | 30 | 0.02 |
| - | Melakukan verifikasi terhadap fisik arsip statis | boks | 10 | 15 | 150 | 0.12 |
| - | Melakukan penilaian fisik arsip statis | dokumen | 50 | 10 | 500 | 0.40 |
| 6. | melaksanakan penataan informasi arsip statis sesuai dengan prosedur dan aturan yang berlaku untuk meningkatkan kualitas pelayanan | 156 | 0.12 | |||
| - | Mengidentifikasi arsip statis yang bisa dilayankan | laporan | 12 | 3 | 36 | 0.03 |
| - | Melakukan pendataan tempat untuk arsip yang akan dipajang | laporan | 12 | 5 | 60 | 0.05 |
| - | Melakukan penataan informasi arsip | laporan | 12 | 5 | 60 | 0.05 |
| 7. | melaksanakan preservasi arsip statis berdasarkan ketentuan dan prosedur yang berlaku dalam rangka penataan arsip yang baik dan benar | 6 | 0.00 | |||
| - | Melakukan pembagian tugas kepada bawahan dalam kegiatan preservasi arsip statis | kegiatan | 2 | 1 | 2 | 0.00 |
| - | Menyiapkan bahan untuk presevasi arsip | kegiatan | 2 | 2 | 4 | 0.00 |
| 8. | melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan pimpinan baik lisan maupun tulisan | 36 | 0.03 | |||
| - | Mempelajari tugas | kegiatan | 6 | 2 | 12 | 0.01 |
| - | Menjalankan tugas | kegiatan | 6 | 2 | 12 | 0.01 |
| - | melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan | laporan | 6 | 2 | 12 | 0.01 |
| 9. | melaporkan hasil kegiatan di lingkup Seksi Penataan dan Pelestarain Arsip sesuai dengan tugas yang telah dilaksanakan secara berkala sebagai bentuk akuntabilitas kinerja | 96 | 0.08 | |||
| - | Menganalisis laporan yang diterima dari bawahan | dokumen | 12 | 2 | 24 | 0.02 |
| - | Membahas bahan laporan dengan bawahan | kegiatan | 12 | 2 | 24 | 0.02 |
| - | Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas | dokumen | 12 | 1 | 12 | 0.01 |
| - | Mengkonsultasikan konsep laporan kepada atasan | Dokumen | 12 | 1 | 12 | 0.01 |
| - | Memfinalisasi konsep laporan pelaksanaan tugas | laporan | 12 | 2 | 24 | 0.02 |
| 10. | melaksanakan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah, Standar Operasional Prosedur, dan Standar Pelayanan Publik sesuai dengan bidang tugas untuk pedoman pelaksanaan kegiatan | 96 | 0.08 | |||
| - | Mempelajari dan mempedomani sistem pengendalian intern pemerintah | kegiatan | 6 | 2 | 12 | 0.01 |
| - | Mempelajari dan mempedomani standar operasional prosedur | SOP | 30 | 2 | 60 | 0.05 |
| - | Mempelajari dan mempedomani Standar Pelayanan Publik | SOP | 12 | 2 | 24 | 0.02 |
| Jumlah Kebutuhan Pegawai | 1347 | 1.08
1 orang |
||||
| Jumlah Pegawai yang Ada | 1 orang | |||||
BAHAN KERJA
| No | Bahan Kerja | Penggunaan Dalam Tugas |
|---|---|---|
| 1. | Rencana kegiatan seksi penataan dan pelestarian arsip | Penyusunan rencana kegiatan |
| 2. | Beban kerja | Pembagian tugas kepada bawahan |
| 3. | Tugas | Bimbingan pelaksanaan tugas bawahan |
| 4. | Hasil kerja bawahan | Pengoreksian hasil kerja bawahan |
| 5. | Rencana dan realisasi kegiatan | Pelaksanaan evaluasi tugas di lingkungan seksi penataan dan pelestarian arsip |
| 6. | rencana dan realisasi kegiatan | laporan pelaksanaan tugas di lingkungan seksi penataan dan pelestarian arsip |
| 7. | Perintah pimpinan | pelaksanaan tugas lainnya |
PERANGKAT KERJA
| No | Perangkat Kerja | Penggunaan Dalam Tugas |
|---|---|---|
| 1. | Rencana kegiatan | Menyusun rencana kegiatan seksi penataan dan pelestarian arsip |
| 2. | SOP dan SOTK | Membagi tugas bawahan |
| 3. | SOP dan juknis | Membimbing pelaksanaan tugas bawahan |
| 4. | SOP dan Juknis | Mengoreksi hasil kerja bawahan |
| 5. | Rencana kegiatan | Melaksanaan evaluasi tugas di lingkungan seksi penataan dan pelestarian arsip |
| 6. | Rencana kegiatan | Melaporkan pelaksanaan tugas di lingkungan seksi penataan dan pelestarian arsip |
| 7. | Surat perintah / surat tugas | melaksanakan tugas lain-lain |
TANGGUNG JAWAB
| 1. | Melaksanakan pendataan arsip baik yang di OPD maupun masyarakat |
| 2. | Melaksanakan pelestarian arsip statis baik yang ada di OPD maupun dimasyarakat |
| 3. | Memeriksa memeriksa ke absahan arsip |
| 4. | Menginventarisasi arsip bersejarah kota padang panjang |
| 5. | Mewawancarai tokoh, masyarakat yang mempunyai arsip statis |
WEWENANG
| 1. | Merencanakan dan menjadwalkan pekerjan yang berorientasi pada output |
| 2. | melakukan pendataan dan menata arsip yang ada pada galery arsip dan depo arsip |
| 3. | melakukan preservasi arsip yang rusak |
| 4. | mengawasi kegiatan penataan dan pelestarian arsip |
KORELASI JABATAN
| No | Jabatan | Unit Kerja/ Instansi | Dalam Hal |
|---|---|---|---|
| 1. | Kepala Bidang Kearsipan | Dinas Perpustakaan dan Kearsipan | Konsultasi dan pertanggungjawaban kerja |
| 2. | Kepala Sub Bagian Keuangan, Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan | Dinas Perpustakaan dan Kearsipan | Koordinasi kerja |
| 3. | Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan | Dinas Perpustakaan dan Kearsipan | Koordinasi Kerja |
| 4. | Kepala Seksi Pengolahan dan Layanan Kearsipan | Dinas Perpustakaan dan Kearsipan | Koordinasi Kerja |
| 5. | Pranata Kearsipan | Dinas Perpustakaan dan Kearsipan | Penugasan dan evaluasi kerja |
| 6. | Pranata Laboratorium Kearsipan | Dinas Perpustakaan dan Kearsipan | Penugasan dan evaluasi kerja |
| 7. | Pranata Restorasi Arsip | Dinas Perpustakaan dan Kearsipan | Penugasan dan evaluasi kerja |
KONDISI LINGKUNGAN KERJA
| No | Aspek | Faktor |
|---|---|---|
| 1. | Tempat Kerja | dalam ruangan dan lapangan |
| 2. | Suhu | dingin dan panas |
| 3. | Udara | sejuk dan panas |
| 4. | Keadaan Ruangan | cukup |
| 5. | Letak | datar |
| 6. | Penerangan | cukup |
| 7. | Suara | tenang |
| 8. | Keadaan Tempat Kerja | bersih |
| 9. | Getaran | - |
RESIKO BAHAYA
| No | Fisik/ Mental | Penyebab |
|---|---|---|
| 1. | - | - |
SYARAT JABATAN LAINNYA
a. Keterampilan Kerja
| Kemampuan analisis dan evaluasi data |
| penguasaan komputer |
b. Bakat Kerja
G, Intelegensia
V, Bakat Verbal
N, Bakat Numerik
S, Bakat Pandang Ruang
P, Bakat Penerapan Bentuk
Q, Bakat Ketelitian
K, Koordinasi Motorik
F, Kecekatan Jari
E, Koordinasi Mata, Tangan, Kaki
C, Kemampuan Membedakan Warna
M, Kecekatan Tangan
G, Intelegensia
V, Bakat Verbal
N, Bakat Numerik
S, Bakat Pandang Ruang
P, Bakat Penerapan Bentuk
Q, Bakat Ketelitian
K, Koordinasi Motorik
F, Kecekatan Jari
E, Koordinasi Mata, Tangan, Kaki
C, Kemampuan Membedakan Warna
M, Kecekatan Tangan
c. Temperamen Kerja
D, Directing-Control-Planning (DCP)
F, Feeling-Idea-Fact (FIF)
I, Influencing (INFLU)
J, Sensory & Judgmental Criteria (SJC)
M, Measurable & Verifiable Criteria (MVC)
P, Dealing with People (DEPL)
R, Repetitive & Continuous (REPCON)
S, Performing under Stress (PUS)
T, Set of Limits, Tolerance and Other Standard (STS)
V, Variety & Changing Conditions (VARCH)
D, Directing-Control-Planning (DCP)
F, Feeling-Idea-Fact (FIF)
I, Influencing (INFLU)
J, Sensory & Judgmental Criteria (SJC)
M, Measurable & Verifiable Criteria (MVC)
P, Dealing with People (DEPL)
R, Repetitive & Continuous (REPCON)
S, Performing under Stress (PUS)
T, Set of Limits, Tolerance and Other Standard (STS)
V, Variety & Changing Conditions (VARCH)
d. Minat Kerja
Realistik - Aktivitas yang memerlukan manipulasi eksplisit, teratur atau sistematik terhadap obyek/alat/benda/mesin
Investigatif - Aktivitas yang memerlukan penyelidikan observasional, simbolik dan sistematik terhadap fenomena dan kegiatan ilmiah
Artistik - Aktivitas yang sifatnya ambigu, kreatif, bebas dan tidak sistematis dalam proses penciptaan produk/karya bernilai seni
Sosial - Aktivitas yang bersifat sosial atau memerlukan keterampilan berkomunikasi dengan orang lain
Kewirausahaan - Aktivitas yang melibatkan kegiatan pengelolaan/ manajerial untuk pencapaian tujuan organisasi
Konvensional - Aktivitas yang memerlukan manipulasi data yang eksplisit, kegiatan administrasi, rutin dan klerikal
Realistik - Aktivitas yang memerlukan manipulasi eksplisit, teratur atau sistematik terhadap obyek/alat/benda/mesin
Investigatif - Aktivitas yang memerlukan penyelidikan observasional, simbolik dan sistematik terhadap fenomena dan kegiatan ilmiah
Artistik - Aktivitas yang sifatnya ambigu, kreatif, bebas dan tidak sistematis dalam proses penciptaan produk/karya bernilai seni
Sosial - Aktivitas yang bersifat sosial atau memerlukan keterampilan berkomunikasi dengan orang lain
Kewirausahaan - Aktivitas yang melibatkan kegiatan pengelolaan/ manajerial untuk pencapaian tujuan organisasi
Konvensional - Aktivitas yang memerlukan manipulasi data yang eksplisit, kegiatan administrasi, rutin dan klerikal
e. Upaya Kerja
Berdiri
Berjalan
Duduk
Menyimpan imbangan/ mengatur imbangan
Bekerja dengan jari
Berbicara
Mendengar
Melihat
Pengamatan secara mendalam
Berdiri
Berjalan
Duduk
Menyimpan imbangan/ mengatur imbangan
Bekerja dengan jari
Berbicara
Mendengar
Melihat
Pengamatan secara mendalam
f. Fungsi Fisik
1) Kondisi Fisik
Jenis Kelamin
:
Wanita
Umur (Tahun)
:
42
Tinggi Badan (cm)
:
160
Berat Badan (kg)
:
55
Postur Badan
:
tinggi
Penampilan
:
menarik
2) Fungsi Fisik/ Fungsi Jabatan
Hubungan dengan Benda
:
B4, Mengerjakan benda dengan tangan atau perkakas
B7, Memegang
B7, Memegang
Hubungan dengan Data
:
D0, Memadukan data
D2, Menganalisis data
D3, Menyusun data
D2, Menganalisis data
D3, Menyusun data
Hubungan dengan Orang
:
O1, Berunding