Detail Jabatan
NAMA JABATAN
:
Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan
KODE JABATAN
:
UNIT ORGANISASI
a. JPT
:
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
b. Administrasi
:
Kepala Bidang Kearsipan
c. Pengawas
:
JF arsiparis
IKHTISAR JABATAN
Menyelenggarakan Program Pembinaan dan pengawasan kearsipan, meliputi merencanakan, melaksanakan dan pembinaan Kearsipan
SYARAT JABATAN
a. Pendidikan
:
S1
b. Kursus/ Diklat
1). Penjenjangan
:
1. Diklat PIM IV
2. Pelatihan kearsipan
3. Diklas teknis Pengawasan kearsipan
2). Teknis
:
-
c. Pengalaman Kerja
:
Telah menduduki jabatan pelaksana
d. Pengetahuan Kerja
:
TUGAS POKOK
| No | Uraian Tugas | Hasil | Jumlah Hasil | Waktu Penyelesaian (Jam) | Waktu Penyelesaian Efektif (Jam) | Kebutuhan Pegawai |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1. | merencanakan kegiatan pada Seksi Pembinaan Kearsipan sesuai dengan program kerja Bidang Kearsipan sebagai pedoman pelaksanaan tugas | 14 | 0.01 | |||
| - | Menelaah program kerja seksi pembinaan dan pengawasan kearsipan | dokumen | 2 | 1 | 2 | 0.00 |
| - | Menyusun konsep rencana kegiatan pembinaan dan pengawasan kearsipan | dokumen | 2 | 2 | 4 | 0.00 |
| - | Menkonsultasikan konsep rencana kegiatan kepada atasan untuk mendapatkan arahan | laporan | 2 | 2 | 4 | 0.00 |
| - | Memfinalisasi dan menetapkan konsep rencana kegiatan pembinaan dan pengawasan kearsipan | dokumen | 2 | 2 | 4 | 0.00 |
| 2. | membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing untuk kelancaran pelaksanaan tugas Seksi pembinaan dan pengawasan kearsipan | 48 | 0.04 | |||
| - | Menjabarkan rencana kegiatan menjadi tugas-tugas yang harus dilaksanakan bawahan | dokumen | 3 | 3 | 9 | 0.01 |
| - | memaparkan rencana kegiatan seksi pembinaan dan pengawasan kearsipan | dokumen | 3 | 3 | 9 | 0.01 |
| - | Menghimpun saran dan masukan dari bawahan | laporan | 12 | 0.5 | 6 | 0.00 |
| - | Memberikan petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan | dokumen | 12 | 1 | 12 | 0.01 |
| - | Memberikan petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan | dokumen | 12 | 1 | 12 | 0.01 |
| 3. | membimbing pelaksanaan tugas bawahan di lingkup Seksi Pembinaan dan Pengawasan kearsipan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang diberikan agar pekerjaan berjalan tertib dan lancar | 48 | 0.04 | |||
| - | Menjelaskan tugas yang akan dilaksanakan bawahan | dokumen | 12 | 1 | 12 | 0.01 |
| - | Mengidentifikasi kesulitan yang di alamai oleh bawahan | dokumen | 12 | 1 | 12 | 0.01 |
| - | Menganalisis permasalahan bersama dengan atasan untuk menentukan solusi terbaik | dokumen | 6 | 2 | 12 | 0.01 |
| - | Memberikan arahan kepada bawahan terkait dengan masalah yang di alami | dokumen | 6 | 2 | 12 | 0.01 |
| 4. | memeriksa dan mengevaluasi hasil kerja bawahan di lingkup Seksi Pembinaan dan pengawasan Kearsipan sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku agar terhindar dari kesalahan | 72 | 0.06 | |||
| - | Menelaah hasil kerja yang dilakukan oleh bawahan | dokumen | 12 | 1 | 12 | 0.01 |
| - | Menentukan standar kualistias dan /atau kuantitas hasil kerja | dokumen | 12 | 1 | 12 | 0.01 |
| - | Mengidentifikasi kesalahan dalam hasil kerja sesuai dengan standar yang telah ditentukan | laporan | 12 | 1 | 12 | 0.01 |
| - | Membuat koreksi pada hasil kerja berupa catatan tertulis | laporan | 12 | 1 | 12 | 0.01 |
| - | Memberikan arahan terkait koreksi pada hasil kerja bawahan | dokumen | 12 | 2 | 24 | 0.02 |
| 5. | menyiapkan bahan pembinaan kearsipan perangkat daerah untuk bahan masukan kepada pimpinan | 10 | 0.01 | |||
| - | mengumpulkan data untuk laporan pembinaan kearsipan | kegiatan | 1 | 5 | 5 | 0.00 |
| - | membuat laporan pembinaan kearsipan | laporan | 1 | 5 | 5 | 0.00 |
| 6. | menyiapkan bahan pengawasan kearsipan perangkat daerah untuk bahan masukan kepada pimpinan | 768 | 0.61 | |||
| - | Mengumpulkan kuisioner perangkat daerah | formulir | 24 | 2 | 48 | 0.04 |
| - | Mengkaji data yang dikumpulkan | dokumen | 24 | 15 | 360 | 0.29 |
| - | Membuat laporan pengawasan kearsipan | laporan | 24 | 15 | 360 | 0.29 |
| 7. | menyusun dan mengevaluasi pembinaan kearsipan perangkat daerah sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku dalam rangka penataan kearsipan yang baik dan benar | 362 | 0.29 | |||
| - | Menganalisasi laporan hasil pembinaan | laporan | 24 | 5 | 120 | 0.10 |
| - | Membahas bahan laporan dengan bawahan | laporan | 24 | 5 | 120 | 0.10 |
| - | Mengkonsultasikan konsep laporan kepada atasan | dokumen | 24 | 5 | 120 | 0.10 |
| - | Membuat laporan hasil evaluasi pembinaan kearsipan | laporan | 1 | 2 | 2 | 0.00 |
| 8. | menyusun dan mengevaluasi pengawasan kearsipan perangkat daerah sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku dalam rangka penataan kearsipan yang baik dan benar | 480 | 0.38 | |||
| - | Menganalisis laporan yang diterima dari bawahan | laporan | 24 | 5 | 120 | 0.10 |
| - | Membahas bahan laporan dengan bawahan | laporan | 24 | 5 | 120 | 0.10 |
| - | Mengkonsultasikan konsep laporan kepada atasan | laporan | 24 | 5 | 120 | 0.10 |
| - | Memfinalisasi konsep evaluasi pengawasan kearsipan | laporan | 24 | 5 | 120 | 0.10 |
| 9. | melaksanakan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah, Standar Operasional Prosedur, dan Standar Pelayanan Publik sesuai dengan bidang tugas untuk pedoman pelaksanaan kegiatan | 56 | 0.04 | |||
| - | Mempelajari SOP yang berkaitan dengan pembinaan dan pengawasan | dokumen | 3 | 2 | 6 | 0.00 |
| - | Mempelajari peraturan yang berkaitan dengan pembinaan dan pengawasan | peratuan | 10 | 2 | 20 | 0.02 |
| - | Membuat SOP kegiatan | dokumen | 5 | 3 | 15 | 0.01 |
| - | Membuat Kerangka Acuan Kerja Kegiatan | dokumen | 5 | 3 | 15 | 0.01 |
| 10. | melaporkan hasil kegiatan di lingkup Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan sesuai dengan tugas yang telah dilaksanakan secara berkala sebagai bentuk akuntabilitas kinerja | 10 | 0.01 | |||
| - | Menganalisis laporan yang diterima dari bawahan | dokumen | 1 | 2 | 2 | 0.00 |
| - | Membahas bahan laporan dengan bawahan | dokumen | 1 | 2 | 2 | 0.00 |
| - | Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas | laporan | 1 | 2 | 2 | 0.00 |
| - | Mengkonsultasikan konsep laporan kepada atasan | laporan | 1 | 2 | 2 | 0.00 |
| - | memfinalisasi konsep laporan pelaksanaan tugas | laporan | 1 | 2 | 2 | 0.00 |
| Jumlah Kebutuhan Pegawai | 1868 | 1.49
1 orang |
||||
| Jumlah Pegawai yang Ada | 1 orang | |||||
BAHAN KERJA
| No | Bahan Kerja | Penggunaan Dalam Tugas |
|---|---|---|
| 1. | Peraturan Perundang-undangan | pedoman |
| 2. | Peraturan Kepala ANRI | Pedoman |
| 3. | Peraturan daerah | Pedoman |
| 4. | Rencana Kegiatan | Penyusunan rencana kegiatan |
| 5. | Tugas | Bimbingan pelaksanaan tugas bawahan |
| 6. | Hasil kerja bawahan | Pengoreksian hasil kerja bawahan |
| 7. | Perintah Pimpinan | Pelaksanaan tugas lain |
PERANGKAT KERJA
| No | Perangkat Kerja | Penggunaan Dalam Tugas |
|---|---|---|
| 1. | Rencana Kegiatan | Menyusun rencana kegiatan Seksi Pembinaan dan pengawasan Kearsipan |
| 2. | SOP dan SOTK | Membagi tugas bawahan |
| 3. | SOP dan juknis | Membimbing pelaksanaan tugas bawahan |
| 4. | SOP dan Juknis | Mengoreksi hasi kerja bawahan |
| 5. | Rencana Kegiatan | Melaksanakan evaluasi tugas di lingkungan seksi pembinaan dan pengawasan kearsipan |
| 6. | Surat perintah/ surat tugas | Anjab dan analisis beban kerja (ABK) |
TANGGUNG JAWAB
| 1. | Menyampaikan aturan-aturan mengenai pengelolaan arsip dinamis ke perangkat daerah |
| 2. | Melayani konsultasi dari perangkat daerah |
| 3. | Menyelenggarakan pembinaan dan pengawasan kearsipan |
WEWENANG
| 1. | Merencanakan dan menjadwalkan pekerjaan yang berorientasi pada out put |
| 2. | Membina kearsipan Organisasi Perangkat Daerah |
| 3. | Mengawasi penataan arsip pada Organisasi Perangkat Daerah |
KORELASI JABATAN
| No | Jabatan | Unit Kerja/ Instansi | Dalam Hal |
|---|---|---|---|
| 1. | Kepala Bidang Kearsipan | Dinas Perpustakaan dan Kearsipan | Konsultasi dan pertanggungjawaban |
| 2. | Kepala Seksi Penataan dan Pelestarian Arsip | Dinas Perpustakaan dan Kearsipan | Koordinasi kerja |
| 3. | Kepala Seksi Pengolahan dan Layanan Kearsipan | Dinas Perpustakaan dan Kearsipan | Koordinasi kerja |
| 4. | Pengawas Kearsipan | Dinas Perpustakaan dan Kearsipan | Penugasan dan evaluasi kerja |
| 5. | Penyuluh Kearsipan | Dinas Perpustakaan dan Kearsipan | Penugasan dan evaluasi kerja |
KONDISI LINGKUNGAN KERJA
| No | Aspek | Faktor |
|---|---|---|
| 1. | Tempat Kerja | dalam ruangan |
| 2. | Suhu | dingin dan panas |
| 3. | Udara | sejuk |
| 4. | Keadaan Ruangan | cukup |
| 5. | Letak | datar |
| 6. | Penerangan | terang |
| 7. | Suara | tenang |
| 8. | Keadaan Tempat Kerja | bersih |
| 9. | Getaran | - |
RESIKO BAHAYA
| No | Fisik/ Mental | Penyebab |
|---|---|---|
| 1. | kesehatan | debu dan rayap |
SYARAT JABATAN LAINNYA
a. Keterampilan Kerja
| kemampuan analisis dan evaluasi data |
| menguasai komputer |
b. Bakat Kerja
G, Intelegensia
S, Bakat Pandang Ruang
Q, Bakat Ketelitian
K, Koordinasi Motorik
E, Koordinasi Mata, Tangan, Kaki
M, Kecekatan Tangan
G, Intelegensia
S, Bakat Pandang Ruang
Q, Bakat Ketelitian
K, Koordinasi Motorik
E, Koordinasi Mata, Tangan, Kaki
M, Kecekatan Tangan
c. Temperamen Kerja
D, Directing-Control-Planning (DCP)
F, Feeling-Idea-Fact (FIF)
I, Influencing (INFLU)
P, Dealing with People (DEPL)
T, Set of Limits, Tolerance and Other Standard (STS)
D, Directing-Control-Planning (DCP)
F, Feeling-Idea-Fact (FIF)
I, Influencing (INFLU)
P, Dealing with People (DEPL)
T, Set of Limits, Tolerance and Other Standard (STS)
d. Minat Kerja
Realistik - Aktivitas yang memerlukan manipulasi eksplisit, teratur atau sistematik terhadap obyek/alat/benda/mesin
Investigatif - Aktivitas yang memerlukan penyelidikan observasional, simbolik dan sistematik terhadap fenomena dan kegiatan ilmiah
Artistik - Aktivitas yang sifatnya ambigu, kreatif, bebas dan tidak sistematis dalam proses penciptaan produk/karya bernilai seni
Kewirausahaan - Aktivitas yang melibatkan kegiatan pengelolaan/ manajerial untuk pencapaian tujuan organisasi
Konvensional - Aktivitas yang memerlukan manipulasi data yang eksplisit, kegiatan administrasi, rutin dan klerikal
Realistik - Aktivitas yang memerlukan manipulasi eksplisit, teratur atau sistematik terhadap obyek/alat/benda/mesin
Investigatif - Aktivitas yang memerlukan penyelidikan observasional, simbolik dan sistematik terhadap fenomena dan kegiatan ilmiah
Artistik - Aktivitas yang sifatnya ambigu, kreatif, bebas dan tidak sistematis dalam proses penciptaan produk/karya bernilai seni
Kewirausahaan - Aktivitas yang melibatkan kegiatan pengelolaan/ manajerial untuk pencapaian tujuan organisasi
Konvensional - Aktivitas yang memerlukan manipulasi data yang eksplisit, kegiatan administrasi, rutin dan klerikal
e. Upaya Kerja
Berdiri
Berjalan
Duduk
Mengangkat
Membawa
Menunduk
Membungkuk
Menjangkau
Memegang
Bekerja dengan jari
Berbicara
Mendengar
Melihat
Ketajaman jarak jauh
Penyesuaian lensa mata
Melihat berbagai warna
Berdiri
Berjalan
Duduk
Mengangkat
Membawa
Menunduk
Membungkuk
Menjangkau
Memegang
Bekerja dengan jari
Berbicara
Mendengar
Melihat
Ketajaman jarak jauh
Penyesuaian lensa mata
Melihat berbagai warna
f. Fungsi Fisik
1) Kondisi Fisik
Jenis Kelamin
:
Wanita
Umur (Tahun)
:
56
Tinggi Badan (cm)
:
150
Berat Badan (kg)
:
59
Postur Badan
:
seimbang
Penampilan
:
menarik
2) Fungsi Fisik/ Fungsi Jabatan
Hubungan dengan Benda
:
B4, Mengerjakan benda dengan tangan atau perkakas
Hubungan dengan Data
:
D0, Memadukan data
D1, Mengkoordinasi data
D2, Menganalisis data
D3, Menyusun data
D6, Membandingkan data
D1, Mengkoordinasi data
D2, Menganalisis data
D3, Menyusun data
D6, Membandingkan data
Hubungan dengan Orang
:
O2, Mengajar
O5, Mempengaruhi
O6, Berbicara - memberi tanda
O7, Melayani orang
O5, Mempengaruhi
O6, Berbicara - memberi tanda
O7, Melayani orang