Detail Jabatan
NAMA JABATAN
:
Pengadministrasi Umum
KODE JABATAN
:
UNIT ORGANISASI
a. JPT
:
Kepala Dinas Pemuda, Olahraga dan Pariwisata
b. Administrasi
:
Sekretaris
c. Pengawas
:
Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
IKHTISAR JABATAN
Melakukan kegiatan yang meliputi pencatatan dan pendokumentasian bahan dan dokumen umum, sesuai dengan
prosedur dan ketentuan yang berlaku agar pelaksanaan tugas berjalan lancar
SYARAT JABATAN
a. Pendidikan
:
D-3 bidang Manajemen Perkantoran/ Administrasi Perkantoran/Tata Perkantoran atau bidang lain yang relevan dengan tugas
b. Kursus/ Diklat
1). Penjenjangan
:
Latihan Pra Jabatan (LPJ)
2). Teknis
:
Diklat Teknis Tata Kearsipan, Diklat Teknis Administrasi Perkantoran
c. Pengalaman Kerja
:
Staf pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian minimal 4 tahun
d. Pengetahuan Kerja
:
Menguasai pengetahuan teknis administrasi perkantoran, Memahami pengetahuan mengenai tata cara pengarsipan. Menguasai pengetahuan manajemen kepegawaian
TUGAS POKOK
No | Uraian Tugas | Hasil | Jumlah Hasil | Waktu Penyelesaian (Jam) | Waktu Penyelesaian Efektif (Jam) | Kebutuhan Pegawai |
---|---|---|---|---|---|---|
1. | Menerima, mencatat, menyimpan surat serta dokumen lainnya sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar pelaksanaan tugas berjalan lancar. | 504 | 0.40 | |||
- | menerima, mencatat, dan menyortir surat masuk, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pencarian; | dokumen | 12 | 7 | 84 | 0.07 |
- | memberi lembar pengantar pada surat, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pengendalian; | dokumen | 12 | 7 | 84 | 0.07 |
- | mengelompokkan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pendistribusian; | dokumen | 12 | 7 | 84 | 0.07 |
- | mendokumentasikan surat sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tertib administrasi; | dokumen | 12 | 7 | 84 | 0.07 |
- | melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban; dan | dokumen | 12 | 7 | 84 | 0.07 |
- | melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan baik tertulis maupun lisan. | dokumen | 12 | 7 | 84 | 0.07 |
2. | Melakukan kegiatan yang meliputi penerimaan, pencatatan dan pendokumentasian dokumen administrasi | 0 | 0.00 | |||
3. | Menerima, mencatat, dan menyortir surat masuk sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pencarian | 480 | 0.38 | |||
- | Menerima surat masuk, surat keluar dan dokumen administrasi lainnya | Dokumen | 1200 | 0.08 | 96 | 0.08 |
- | Membuka dan membaca surat masuk dan dokumen administrasi lainnya | Dokumen | 1200 | 0.08 | 96 | 0.08 |
- | Mencatat surat masuk dan dokumen administrasi lainnya pada agenda surat masuk/keluar dan kartu kendali masuk/keluar | Dokumen | 1200 | 0.08 | 96 | 0.08 |
- | Menyortir surat masuk, surat keluar, dan dokumen administrasi lainnya sesuai peruntukannya | Dokumen | 1200 | 0.08 | 96 | 0.08 |
- | Memberi nomor dan tanggal pada surat keluar dan dokumen administrasi lainnya serta membubuhkan stempel dinas | Dokumen | 1200 | 0.08 | 96 | 0.08 |
4. | Memberi lembar pengantar pada surat, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pengendalian | 288 | 0.23 | |||
- | Memberi lembar pengantar pada surat masuk | Dokumen | 1200 | 0.08 | 96 | 0.08 |
- | Menulis tanggal, nomor surat, perihal dan alamat asal surat pada lembar pengantar | Dokumen | 1200 | 0.08 | 96 | 0.08 |
- | Mendistribusikan surat masuk kepada Sekretaris Dinas | Dokumen | 1200 | 0.08 | 96 | 0.08 |
5. | Mengelompokkan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pendistribusian | 288 | 0.23 | |||
- | Menerima surat masuk dan surat keluar serta dokumen administrasi lainnya dari Kepala Dinas/Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama | Dokumen | 1200 | 0.08 | 96 | 0.08 |
- | Mengelompokkan surat masuk dan surat keluar serta dokumen administrasi lainnya menurut jenis dan sifatnya | Dokumen | 1200 | 0.08 | 96 | 0.08 |
- | Mendistribusikan surat masuk dan surat keluar serta dokumen administrasi lainnya sesuai dengan disposisi atau alamat yang dituju | Dokumen | 1200 | 0.08 | 96 | 0.08 |
6. | Mendokumentasikan surat sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tertib administrasi | 200 | 0.16 | |||
- | Mempersiapkan sarana dan prasarana arsip | Sarana Penyimpanan | 8 | 1 | 8 | 0.01 |
- | Memberi kode arsip surat masuk dan surat keluar serta dokumen administrasi lainnya | Dokumen | 1200 | 0.08 | 96 | 0.08 |
- | Menyimpan arsip surat masuk dan surat keluar serta dokumen administrasi lainnya sesuai dengan ketentuan atau pengelompokkan | Dokumen | 1200 | 0.08 | 96 | 0.08 |
7. | Melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban | 72 | 0.06 | |||
- | Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas | konsep | 12 | 2 | 24 | 0.02 |
- | Mengkonsultasikan konsep laporan kepada Kepala Sub Bagian Umum dan kepegawaian/Jabatan Pengawas | konsep terkoreksi | 12 | 2 | 24 | 0.02 |
- | Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas kepada Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian/Jabatan Pengawas | Laporan | 12 | 2 | 24 | 0.02 |
8. | Menerima, mencatat, menyimpan surat serta dokumen lainnya sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar pelaksanaan tugas berjalan lancar | 28770 | 23.02 | |||
- | menerima, mencatat, dan menyortir surat masuk di Sekretariat sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pencarian; | dokumen | 1000 | 7 | 7000 | 5.60 |
- | memberi lembar pengantar pada surat di Sekretariat, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pengendalian; | dokumen | 1000 | 7 | 7000 | 5.60 |
- | mengelompokkan surat atau dokumen di Sekretariat menurut jenis dan sifatnya, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pendistribusian; | dokumen | 1000 | 7 | 7000 | 5.60 |
- | mendokumentasikan surat di Sekretariat sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tertib administrasi; | dokumen | 1000 | 7 | 7000 | 5.60 |
- | melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban kepada atasan langsung; | laporan | 100 | 7 | 700 | 0.56 |
- | melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan baik tertulis maupun lisan. | Kegiatan | 10 | 7 | 70 | 0.06 |
9. | Menerima, mencatat, menyimpan surat serta dokumen lainnya sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar pelaksanaan tugas berjalan lancar | 96 | 0.08 | |||
- | Menerima dan mencatat surat atau dokumen yang masuk dan keluar sesuai dengan ketentuan yang berlaku | dokumen | 1200 | 0.08 | 96 | 0.08 |
10. | memberi lembar pengantar pada surat, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pengendalian | 225 | 0.18 | |||
- | Memberi lembaran disposisi pengantar pada surat dan mencatatnya dibuku agenda | dokumen | 1500 | 0.15 | 225 | 0.18 |
11. | Mengelompokkan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pendistribusian | 375 | 0.30 | |||
- | Memilah dan mengelompokan surat atau dokumen sesuai dengan jenisnya dan memasukan ke dalam bundel yang telah tersedia | dokumen | 1500 | 0.25 | 375 | 0.30 |
12. | Mendokumentasikan surat sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tertib administrasi | 375 | 0.30 | |||
- | Mengarsipkan surat atau dokumen sesuai dengan jenisnya | dokumen | 1500 | 0.25 | 375 | 0.30 |
13. | Melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban | 39 | 0.03 | |||
- | Menyusun rekap laporan pelaksanaan kegiatan | Laporan | 48 | 0.5 | 24 | 0.02 |
- | Menyusun rekap laporan bulanan | Laporan | 12 | 1 | 12 | 0.01 |
- | Menyusun rekap laporan tahunan | Laporan | 1 | 3 | 3 | 0.00 |
14. | Menerima, mencatat, menyimpan surat serta dokumen lainnya sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar pelaksanaan tugas berjalan lancar | 185180 | 148.14 | |||
- | menerima, mencatat, dan menyortir surat masuk, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pencarian; | dokumen / laporan | 120 | 350 | 42000 | 33.60 |
- | memberi lembar pengantar pada surat, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pengendalian; | surat | 125 | 350 | 43750 | 35.00 |
- | mengelompokkan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya, sesuai denganprosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pendistribusian; | dokumen | 125 | 190 | 23750 | 19.00 |
- | mendokumentasikan surat sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tertib administrasi; | surat | 200 | 370 | 74000 | 59.20 |
- | melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban; dan | dokumen / laporan | 12 | 75 | 900 | 0.72 |
- | melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan baik tertulis maupun lisan. | kegiatan | 12 | 65 | 780 | 0.62 |
15. | menerima, mencatat, dan menyortir surat masuk, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pencarian | 0 | 0.00 | |||
16. | memberi lembar pengantar pada surat, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pengendalian | 0 | 0.00 | |||
17. | mengelompokkan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pendistribusian | 0 | 0.00 | |||
18. | mendokumentasikan surat sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tertib administrasi | 0 | 0.00 | |||
19. | melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban | 0 | 0.00 | |||
20. | melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan baik tertulis maupun lisan | 0 | 0.00 | |||
21. | Pengadministrasi Umum | 1245 | 1.00 | |||
- | Menerima, mencatat, dan menyortir surat masuk, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pencarian | Dokumen | 1 | 170 | 170 | 0.14 |
- | Memberi lembar pengantar pada surat, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pengendalian | - | 1 | 150 | 150 | 0.12 |
- | Mengelompokkan surat atau dokumen aktif dan in aktif, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar dapat diketahui permasalahannya | - | 1 | 270 | 270 | 0.22 |
- | Mendokumentasikan surat masuk dan surat keluar sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tertib administrasi | - | 1 | 225 | 225 | 0.18 |
- | Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintah atasan baik secara tertulis maupun lisan | - | 1 | 280 | 280 | 0.22 |
- | Melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban | - | 1 | 150 | 150 | 0.12 |
22. | Menerima, mencatat dan menyortir surat masuk, surat keluar dan dokumen lainnya sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku agar memudahkan pencarian | 177.5 | 0.14 | |||
- | Menerima surat masuk, surat keluar dan dokumen lainnya | dokumen | 1100 | 0.05 | 55 | 0.04 |
- | Mencatat surat masuk, surat keluar dan dokumen lainnya pada agenda surat masuk dan surat keluar dan kartu kendali surat masuk dan surat keluar | dokumen | 1100 | 0.05 | 55 | 0.04 |
- | Menyortir surat masuk dan surat keluar sesuai peruntukannya | dokumen | 1100 | 0.05 | 55 | 0.04 |
- | Memberi nomor dan tanggal pada surat keluar serta membubuhkan stempel dinas | surat keluar | 250 | 0.05 | 12.5 | 0.01 |
23. | Memberi lembar pengantar pada surat masuk, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pengendalian | 170 | 0.14 | |||
- | Memberi lembar pengantar pada surat masuk | lembar disposisi | 850 | 0.05 | 42.5 | 0.03 |
- | Mengelompokkan surat masuk dan surat keluar menurut jenis dan sifatnya | lembar disposisi | 850 | 0.05 | 42.5 | 0.03 |
- | Mendistribusikan surat masuk dan surat keluar serta dokumen lainnya sesuai dengan disposisi atau alamat yang dituju | Surat yang terdistribusi | 850 | 0.1 | 85 | 0.07 |
24. | Mengelompokkan surat atau dokumen aktif dan in aktif, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar dapat diketahui permasalahannya | 275 | 0.22 | |||
- | Menerima surat atau dokumen aktif dan in aktif dari sekretariat dan bidang | dokumen | 1100 | 0.05 | 55 | 0.04 |
- | Mengelompokkan surat atau dokumen aktif dan in aktif menurut jenis dan sifatnya | dokumen | 1100 | 0.1 | 110 | 0.09 |
- | Mencatat surat atau dokumen aktif dan in aktif sesuai dengan sifat atau permasalahannya | dokumen | 1100 | 0.1 | 110 | 0.09 |
25. | Mendokumentasikan surat masuk dan surat keluar sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tertib administrasi | 226 | 0.18 | |||
- | Mempersiapkan sarana dan prasarana arsip | sarana penyimpanan | 6 | 1 | 6 | 0.00 |
- | Memberi kode arsip surat masuk dan surat keluar serta dokumen lainnya | dokumen | 1100 | 0.1 | 110 | 0.09 |
- | Menyimpan arsip surat masuk dan surat keluar serta dokumen lainnya sesuai dengan ketentuan atau pengelompokkan | dokumen | 1100 | 0.1 | 110 | 0.09 |