Detail Jabatan

NAMA JABATAN
:
Pengadministrasi Umum
KODE JABATAN
:
 
UNIT ORGANISASI
a. JPT
:
Kepala Dinas Perdagangan, Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah
b. Administrasi
:
Sekretaris
c. Pengawas
:
Kasubag. Umpeg
IKHTISAR JABATAN
Menerima, mencatat, menyimpan surat serta dokumen lainnya sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar pelaksanaan tugas berjalan lancar.
 
SYARAT JABATAN
a. Pendidikan
:
SMA/DI/ DII/ DIII di bidang manajemen perkantoran/ administrasi perkantoran/ tata perkantoran atau bidang lain yang relevan dengan tugas jabatan
b. Kursus/ Diklat
1). Penjenjangan
:
LKPJ/PRAJABATAN
2). Teknis
:
-
c. Pengalaman Kerja
:
Mempunyai pengalaman kerja dalam bidang yang relevan dengan tugas pokok dan fungsi
d. Pengetahuan Kerja
:
Memahami tentang administrasi perkantoran
TUGAS POKOK
No Uraian Tugas Hasil Jumlah Hasil Waktu Penyelesaian (Jam) Waktu Penyelesaian Efektif (Jam) Kebutuhan Pegawai
1. Menerima, mencatat, menyimpan surat serta dokumen lainnya sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar pelaksanaan tugas berjalan lancar. 504 0.40
- menerima, mencatat, dan menyortir surat masuk, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pencarian; dokumen 12 7 84 0.07
- memberi lembar pengantar pada surat, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pengendalian; dokumen 12 7 84 0.07
- mengelompokkan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pendistribusian; dokumen 12 7 84 0.07
- mendokumentasikan surat sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tertib administrasi; dokumen 12 7 84 0.07
- melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban; dan dokumen 12 7 84 0.07
- melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan baik tertulis maupun lisan. dokumen 12 7 84 0.07
2. Melakukan kegiatan yang meliputi penerimaan, pencatatan dan pendokumentasian dokumen administrasi 0 0.00
3. Menerima, mencatat, dan menyortir surat masuk sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pencarian 480 0.38
- Menerima surat masuk, surat keluar dan dokumen administrasi lainnya Dokumen 1200 0.08 96 0.08
- Membuka dan membaca surat masuk dan dokumen administrasi lainnya Dokumen 1200 0.08 96 0.08
- Mencatat surat masuk dan dokumen administrasi lainnya pada agenda surat masuk/keluar dan kartu kendali masuk/keluar Dokumen 1200 0.08 96 0.08
- Menyortir surat masuk, surat keluar, dan dokumen administrasi lainnya sesuai peruntukannya Dokumen 1200 0.08 96 0.08
- Memberi nomor dan tanggal pada surat keluar dan dokumen administrasi lainnya serta membubuhkan stempel dinas Dokumen 1200 0.08 96 0.08
4. Memberi lembar pengantar pada surat, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pengendalian 288 0.23
- Memberi lembar pengantar pada surat masuk Dokumen 1200 0.08 96 0.08
- Menulis tanggal, nomor surat, perihal dan alamat asal surat pada lembar pengantar Dokumen 1200 0.08 96 0.08
- Mendistribusikan surat masuk kepada Sekretaris Dinas Dokumen 1200 0.08 96 0.08
5. Mengelompokkan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pendistribusian 288 0.23
- Menerima surat masuk dan surat keluar serta dokumen administrasi lainnya dari Kepala Dinas/Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama Dokumen 1200 0.08 96 0.08
- Mengelompokkan surat masuk dan surat keluar serta dokumen administrasi lainnya menurut jenis dan sifatnya Dokumen 1200 0.08 96 0.08
- Mendistribusikan surat masuk dan surat keluar serta dokumen administrasi lainnya sesuai dengan disposisi atau alamat yang dituju Dokumen 1200 0.08 96 0.08
6. Mendokumentasikan surat sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tertib administrasi 200 0.16
- Mempersiapkan sarana dan prasarana arsip Sarana Penyimpanan 8 1 8 0.01
- Memberi kode arsip surat masuk dan surat keluar serta dokumen administrasi lainnya Dokumen 1200 0.08 96 0.08
- Menyimpan arsip surat masuk dan surat keluar serta dokumen administrasi lainnya sesuai dengan ketentuan atau pengelompokkan Dokumen 1200 0.08 96 0.08
7. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban 72 0.06
- Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas konsep 12 2 24 0.02
- Mengkonsultasikan konsep laporan kepada Kepala Sub Bagian Umum dan kepegawaian/Jabatan Pengawas konsep terkoreksi 12 2 24 0.02
- Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas kepada Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian/Jabatan Pengawas Laporan 12 2 24 0.02
8. Menerima, mencatat, menyimpan surat serta dokumen lainnya sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar pelaksanaan tugas berjalan lancar 28770 23.02
- menerima, mencatat, dan menyortir surat masuk di Sekretariat sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pencarian; dokumen 1000 7 7000 5.60
- memberi lembar pengantar pada surat di Sekretariat, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pengendalian; dokumen 1000 7 7000 5.60
- mengelompokkan surat atau dokumen di Sekretariat menurut jenis dan sifatnya, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pendistribusian; dokumen 1000 7 7000 5.60
- mendokumentasikan surat di Sekretariat sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tertib administrasi; dokumen 1000 7 7000 5.60
- melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban kepada atasan langsung; laporan 100 7 700 0.56
- melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan baik tertulis maupun lisan. Kegiatan 10 7 70 0.06
9. Menerima, mencatat, menyimpan surat serta dokumen lainnya sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar pelaksanaan tugas berjalan lancar 96 0.08
- Menerima dan mencatat surat atau dokumen yang masuk dan keluar sesuai dengan ketentuan yang berlaku dokumen 1200 0.08 96 0.08
10. memberi lembar pengantar pada surat, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pengendalian 225 0.18
- Memberi lembaran disposisi pengantar pada surat dan mencatatnya dibuku agenda dokumen 1500 0.15 225 0.18
11. Mengelompokkan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pendistribusian 375 0.30
- Memilah dan mengelompokan surat atau dokumen sesuai dengan jenisnya dan memasukan ke dalam bundel yang telah tersedia dokumen 1500 0.25 375 0.30
12. Mendokumentasikan surat sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tertib administrasi 375 0.30
- Mengarsipkan surat atau dokumen sesuai dengan jenisnya dokumen 1500 0.25 375 0.30
13. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban 39 0.03
- Menyusun rekap laporan pelaksanaan kegiatan Laporan 48 0.5 24 0.02
- Menyusun rekap laporan bulanan Laporan 12 1 12 0.01
- Menyusun rekap laporan tahunan Laporan 1 3 3 0.00
14. Menerima, mencatat, menyimpan surat serta dokumen lainnya sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar pelaksanaan tugas berjalan lancar 185180 148.14
- menerima, mencatat, dan menyortir surat masuk, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pencarian; dokumen / laporan 120 350 42000 33.60
- memberi lembar pengantar pada surat, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pengendalian; surat 125 350 43750 35.00
- mengelompokkan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya, sesuai denganprosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pendistribusian; dokumen 125 190 23750 19.00
- mendokumentasikan surat sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tertib administrasi; surat 200 370 74000 59.20
- melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban; dan dokumen / laporan 12 75 900 0.72
- melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan baik tertulis maupun lisan. kegiatan 12 65 780 0.62
15. menerima, mencatat, dan menyortir surat masuk, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pencarian 0 0.00
16. memberi lembar pengantar pada surat, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pengendalian 0 0.00
17. mengelompokkan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pendistribusian 0 0.00
18. mendokumentasikan surat sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tertib administrasi 0 0.00
19. melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban 0 0.00
20. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan baik tertulis maupun lisan 0 0.00
21. Pengadministrasi Umum 1245 1.00
- Menerima, mencatat, dan menyortir surat masuk, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pencarian Dokumen 1 170 170 0.14
- Memberi lembar pengantar pada surat, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pengendalian - 1 150 150 0.12
- Mengelompokkan surat atau dokumen aktif dan in aktif, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar dapat diketahui permasalahannya - 1 270 270 0.22
- Mendokumentasikan surat masuk dan surat keluar sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tertib administrasi - 1 225 225 0.18
- Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintah atasan baik secara tertulis maupun lisan - 1 280 280 0.22
- Melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban - 1 150 150 0.12
22. Menerima, mencatat dan menyortir surat masuk, surat keluar dan dokumen lainnya sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku agar memudahkan pencarian 177.5 0.14
- Menerima surat masuk, surat keluar dan dokumen lainnya dokumen 1100 0.05 55 0.04
- Mencatat surat masuk, surat keluar dan dokumen lainnya pada agenda surat masuk dan surat keluar dan kartu kendali surat masuk dan surat keluar dokumen 1100 0.05 55 0.04
- Menyortir surat masuk dan surat keluar sesuai peruntukannya dokumen 1100 0.05 55 0.04
- Memberi nomor dan tanggal pada surat keluar serta membubuhkan stempel dinas surat keluar 250 0.05 12.5 0.01
23. Memberi lembar pengantar pada surat masuk, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pengendalian 170 0.14
- Memberi lembar pengantar pada surat masuk lembar disposisi 850 0.05 42.5 0.03
- Mengelompokkan surat masuk dan surat keluar menurut jenis dan sifatnya lembar disposisi 850 0.05 42.5 0.03
- Mendistribusikan surat masuk dan surat keluar serta dokumen lainnya sesuai dengan disposisi atau alamat yang dituju Surat yang terdistribusi 850 0.1 85 0.07
24. Mengelompokkan surat atau dokumen aktif dan in aktif, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar dapat diketahui permasalahannya 275 0.22
- Menerima surat atau dokumen aktif dan in aktif dari sekretariat dan bidang dokumen 1100 0.05 55 0.04
- Mengelompokkan surat atau dokumen aktif dan in aktif menurut jenis dan sifatnya dokumen 1100 0.1 110 0.09
- Mencatat surat atau dokumen aktif dan in aktif sesuai dengan sifat atau permasalahannya dokumen 1100 0.1 110 0.09
25. Mendokumentasikan surat masuk dan surat keluar sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tertib administrasi 226 0.18
- Mempersiapkan sarana dan prasarana arsip sarana penyimpanan 6 1 6 0.00
- Memberi kode arsip surat masuk dan surat keluar serta dokumen lainnya dokumen 1100 0.1 110 0.09
- Menyimpan arsip surat masuk dan surat keluar serta dokumen lainnya sesuai dengan ketentuan atau pengelompokkan dokumen 1100 0.1 110 0.09