Detail Jabatan


NAMA JABATAN
:
Kepala Bagian Umum dan Perlengkapan
KODE JABATAN
:
 
UNIT ORGANISASI
a. JPT
:
Sekretaris Daerah
b. Administrasi
:
Kepala Bagian Umum dan Perlengkapan
c. Pengawas
:
Kepala Sub Bagian Umum, Kepala Sub Bagian Rumah Tangga dan Kepala Sub Bagian Perlengkapan
IKHTISAR JABATAN
Merencanakan operasional, mengelola, mengkoordinasikan, mengendalikan,mengevaluasi dan melaporkan program dan kegiatan di Bagian Umum dan Perlengkapan
 
SYARAT JABATAN
a. Pendidikan
:
S1/Diploma IV Manajemen, Administrasi, dan Bidang lain yang relevan dengan Tugas Jabatan
b. Kursus/ Diklat
1). Penjenjangan
:
Diklat Pim III
2). Teknis
:
Diklat Administrasi Umum
c. Pengalaman Kerja
:
Memiliki pengalaman sebagai pengawas paling singkat 2 kali pengawas 2X3 = 6 tahun/ JFyang setingkat dengan pengawas sesuai dengan bidang tugas jabatan yang akan diduduki.
d. Pengetahuan Kerja
:
Pengetahuan di bidang administrasi
TUGAS POKOK
No Uraian Tugas Hasil Jumlah Hasil Waktu Penyelesaian (Jam) Waktu Penyelesaian Efektif (Jam) Kebutuhan Pegawai
1. Mengkoordinasikan dan menyusun kebijakan daerah dan rencana kerja di ruang lingkup Bagian Umum dan Perlengkapan sesuai dengan ketentuan yang berlaku sebagai pedoman pelaksanaan tugas 76 0.06
- Memfasilitasi evaluasi dan perumusan latar belakang dan sasaran kegiatan dengan bawahan kegiatan 3 10 30 0.02
- Mempelajari peraturan dengan sinkronisasi kegiatan antar sub bagian pada Bagian Umum dan Perlengkapan kegiatan 3 10 30 0.02
- Merumuskan kebijakan program kerja Bagian Umum dan Perlengkapan dokumen 2 8 16 0.01
2. Membagi tugas kepada bawahan di lingkungan Bagian Umum dan Perlengkapan sesuai dengan tugas pokok dan tanggung jawab yang ditetapkan agar tugas yang dilaksanakan berjalan efisien dan efektif 90 0.07
- Menjabarkan rencana kegiatan menjadi tugas-tugas yang harus dilaksanakan bawahan dokumen 15 1 15 0.01
- Menghimpun saran dan masukan dari bawahan kegiatan 15 1 15 0.01
- Memberikan arahan kepada bawahan terhadap permasalahan yang dihadapi untuk menghindari penyimpangan/kesalahan kegiatan 15 1 15 0.01
- Menyusun penilaian dan evaluasi hasil kerja bawahan dokumen 15 3 45 0.04
3. Memberi petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan di lingkungan Bagian Umum dan Perlengkapan berdasarkan peraturan dan prosedur yang berlaku agar tidak terjadi kesalahan dalam pelaksanaan tugas 90 0.07
- Menjabarkan rencana kegiatan menjadi tugas-tugas yang harus dilaksanakan bawahan dokumen 15 1 15 0.01
- Menghimpun saran dan masukan dari bawahan kegiatan 15 1 15 0.01
- Memberikan arahan kepada bawahan terhadap permasalahan yang dihadapi untuk menghindari penyimpangan/kesalahan kegiatan 15 1 15 0.01
- Menyusun penilaian dan evaluasi hasil kerja bawahan dokumen 15 3 45 0.04
4. Menyelia pelaksana tugas bawahan di lingkungan Bagian Umum dan Perlengkapan sesuai dengan peraturan dan prosedur yang berlaku agar mencapai target kinerja yang diharapkan 90 0.07
- Menjabarkan rencana kegiatan menjadi tugas-tugas yang harus dilaksanakan bawahan dokumen 15 1 15 0.01
- Menghimpun saran dan masukan dari bawahan kegiatan 15 1 15 0.01
- Memberikan arahan kepada bawahan terhadap permasalahan yang dihadapi untuk menghindari penyimpangan/kesalahan kegiatan 15 1 15 0.01
- Menyusun penilaian dan evaluasi hasil kerja bawahan dokumen 15 3 45 0.04
5. Menyelia pelaksana tugas bawahan di lingkungan Bagian Umum dan Perlengkapan sesuai dengan peraturan dan prosedur yang berlaku agar mencapai target kinerja yang diharapkan 90 0.07
- Menjabarkan rencana kegiatan menjadi tugas-tugas yang harus dilaksanakan bawahan dokumen 15 1 15 0.01
- Menghimpun saran dan masukan dari bawahan kegiatan 15 1 15 0.01
- Memberikan arahan kepada bawahan terhadap permasalahan yang dihadapi untuk menghindari penyimpangan/kesalahan kegiatan 15 1 15 0.01
- Menyusun penilaian dan evaluasi hasil kerja bawahan dokumen 15 3 45 0.04
6. Merancang, menyelenggarakan dan mengendalikan program kegiatan di sub bagian umum sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar tercapainya kinerja yang optimal 40.5 0.03
- Memfasilitasi dan mengkoordinir penyusunan bahan dalam rangka penyusunan Rencana Anggaran Satuan Kerja dokumen 3 1.5 4.5 0.00
- Mengevaluasi permasalahan bagian umum berdasarkan hasil laporan pelaksanaan kegiatan 3 6 18 0.01
- Mengadakan rapat koordinasi di bagian umum untuk menerima masukan dalam pendayagunaan aparatur daerah kegiatan 3 6 18 0.01
7. Merancang, menyelenggarakan dan mengendalikan program kegiatan di sub bagian perlengkapan sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar tercapainya kinerja yang optimal 40.5 0.03
- Memfasilitasi dan mengkoordinir penyusunan bahan dalam rangka penyusunan Rencana Anggaran Satuan Kerja dokumen 3 1.5 4.5 0.00
- Mengevaluasi permasalahan bagian perlengkapan berdasarkan hasil laporan pelaksanaan kegiatan 3 6 18 0.01
- Mengadakan rapat koordinasi di bagian perlengkapan untuk menerima masukan dalam pendayagunaan aparatur daerah kegiatan 3 6 18 0.01
8. Merancang, menyelenggarakan dan mengendalikan program kegiatan di sub bagian Rumah Tangga sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar tercapainya kinerja yang optimal 40.5 0.03
- Memfasilitasi dan mengkoordinir penyusunan bahan dalam rangka penyusunan Rencana Anggaran Satuan Kerja dokumen 3 1.5 4.5 0.00
- Mengevaluasi permasalahan bagian Rumah Tangga Sosial berdasarkan hasil laporan pelaksanaan kegiatan 3 6 18 0.01
- Mengadakan rapat koordinasi di Rumah Tangga untuk menerima masukan dalam pendayagunaan aparatur daerah. kegiatan 3 6 18 0.01
9. Menyusun dan merancang penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP), Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP), Standar Pelayanan Publik (SP) dan penyusunan Survey Kepuasan Masyarakat (SKM) pada Bagian Umum dan Perlengkapan sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku untuk efektifitas pelaksanaan kegiatan 100 0.08
- Mengkoordinasikan penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) pada Bagian Umum dan Perlengkapan kegiatan 3 10 30 0.02
- Mengkoordinasikan penyusunan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) pada Bagian Umum dan Perlengkapan kegiatan 3 10 30 0.02
- Mengkoordinasikan penyusunan Standar Pelayanan Publik (SP) pada Bagian Umum dan Perlengkapan kegiatan 3 10 30 0.02
- Mengkoordinasikan penyusunan Survey Kepuasan Masyarakat (SKM) pada Bagian Umum dan Perlengkapan kegiatan 1 10 10 0.01
10. Menyelenggarakan administrasi keuangan di lingkup tugasnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas 456 0.36
- Mengkoordinir Pelaksanaan Anggaran Satuan Kerja, penerimaan, peyimpanan, pengeluaran, laporan Surat Pertanggungjawaban (SPJ) Bendahara kegiatan 48 5 240 0.19
- Memfasilitasi dan Mengkoordinir pembuatan laporan keuangan kegiatan 12 6 72 0.06
- Memeriksa dan memberikan persetujuan SPJ, SPD agar dapat dilanjutkan prosesnya dokumen 12 6 72 0.06
- Memfasilitasi pemeliharaan barang daerah sesuai dengan anggaran yang tersedia kegiatan 12 6 72 0.06
11. Mengevaluasi pelaksana tugas bawahan di lingkungan bagian Umum dan Perlengkapan dengan cara membandingkan rencana operasional dengan tugas-tugas yang telah dilaksanakan sebagai bahan laporan dan perbaikan kinerja yang akan datang 150 0.12
- Memfasilitasi dan mengevaluasi program dan pelaporan bidang pada Sub Bagian Umum, Perlengkapan dan Rumah Tangga kegiatan 15 5 75 0.06
- Mendiskusikan menganalisa dan mengevaluasi program dan pelaporan di bidang Sub Bagian Umum, Perlengkapan dan Rumah Tangga kegiatan 15 5 75 0.06
12. Membuat laporan pelaksanaan tugas di ruang lingkup bagian Umum dan Perlengkapan sesuai dengan tugas diberikan secara berkala sebagai bentuk akuntabilitas kinerja 38 0.03
- Menganalisa laporan yang diterima dari bawahan kegiatan 3 5 15 0.01
- Membahas bahan laporan dengan bawahan kegiatan 3 5 15 0.01
- Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas dokumen 1 8 8 0.01
13. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan 300 0.24
- Melakukan rapat koordinasi dengan OPD terkait kegiatan 50 5 250 0.20
- Melaksanakan perjalanan dinas terkait dengan pelaksanaan tugas kegiatan 10 5 50 0.04
Jumlah Kebutuhan Pegawai 1601.5 1.26
1 orang
Jumlah Pegawai yang Ada   1 orang
BAHAN KERJA
No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas
1. Program unit eselon II Penyusunanan rencana operasional bagian
2. SOTK dan rencana operasional Pemberian petunjuk dan arahan
PERANGKAT KERJA
No Perangkat Kerja Penggunaan Dalam Tugas
1. SOP dan petunjuk teknis menyusun rencana operasional di bagian umum dan perlengkapan
2. SOTK (TUSI) mendistribusikan tugas
3. Kerangka Acuan Kerja (KAK) memberi petunjuk pelaksanaan tugas
4. Peraturan perundang-undangan sebagai dasar penyusunan kebijakan
5. Laporan hasil kegiatan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan
TANGGUNG JAWAB
1. Membuat ketersedianya rencana kerja
2. Membuat ketersedianya pembagian tugas
3. Menganalisis pelaksanaan tugas terhadap peraturan/ SOP
 
WEWENANG
1. Menegur bawahan yang tidak disiplin
2. Memberi penugasan kepada bawahan
3. Meminta bahan laporan pada bawahan
KORELASI JABATAN
No Jabatan Unit Kerja/ Instansi Dalam Hal
1. Sekretaris Daerah Sekretariat Daerah Kota perintah dan koordinasi tugas
2. Kepala Sub Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota koordinasi tugas
3. Kepala Sub Bagian Perlengkapan Sekretariat Daerah Kota koordinasi tugas
4. Kepala Sub Bagian Rumah Tangga Sekretariat Daerah Kota koordinasi tugas
5. Asisten Administrasi Umum Sekretariat Daerah Kota koordinasi tugas
6. Kepala Bagian Hukum Sekretariat Daerah Kota koordinasi tugas
7. Kepala Bagian Kesejahteraan Rakyat Sekretariat Daerah Kota koordinasi tugas
8. Kepala Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota koordinasi tugas
9. Kepala Bagian Pengadaan Barang Jasa dan Pengendalian Pembangunan Sekretariat Daerah Kota koordinasi tugas
10. Kepala Bagian Perencanaan dan Anggaran Sekretariat Daerah Kota koordinasi tugas
11. Kepala Bagian Perekonomian Sekretariat Daerah Kota koordinasi tugas
12. Kepala Bagian Protokoler Sekretariat Daerah Kota koordinasi tugas
KONDISI LINGKUNGAN KERJA
No Aspek Faktor
1. Tempat Kerja dalam dan luar ruangan
2. Suhu sedang
3. Udara sirkulasi baik
4. Keadaan Ruangan cukup
5. Letak datar
6. Penerangan terang
7. Suara tenang
8. Keadaan Tempat Kerja bersih
9. Getaran tidak ada getaran
RESIKO BAHAYA
No Fisik/ Mental Penyebab
1. Psikis tekanan kerja
2. Kelelahan beban kerja yang terlalu berat
SYARAT JABATAN LAINNYA
a. Keterampilan Kerja
Berkomunikasi, Analisa yang tajam
 
b. Bakat Kerja
G, Intelegensia
V, Bakat Verbal
Q, Bakat Ketelitian
 
c. Temperamen Kerja
D, Directing-Control-Planning (DCP)
M, Measurable & Verifiable Criteria (MVC)
R, Repetitive & Continuous (REPCON)
 
d. Minat Kerja
Realistik - Aktivitas yang memerlukan manipulasi eksplisit, teratur atau sistematik terhadap obyek/alat/benda/mesin
Sosial - Aktivitas yang bersifat sosial atau memerlukan keterampilan berkomunikasi dengan orang lain
Kewirausahaan - Aktivitas yang melibatkan kegiatan pengelolaan/ manajerial untuk pencapaian tujuan organisasi
 
e. Upaya Kerja
Berdiri
Duduk
Berbicara
Mendengar
Melihat
Ketajaman jarak dekat
 
f. Fungsi Fisik
1) Kondisi Fisik
Jenis Kelamin
:
Pria
Umur (Tahun)
:
besar dari 35 tahun
Tinggi Badan (cm)
:
besar dari 160 cm
Berat Badan (kg)
:
kurang dari 90 kg
Postur Badan
:
proporsional
Penampilan
:
menarik
2) Fungsi Fisik/ Fungsi Jabatan
Hubungan dengan Benda
:
B7, Memegang
Hubungan dengan Data
:
D1, Mengkoordinasi data
D6, Membandingkan data
Hubungan dengan Orang
:
O1, Berunding
O7, Melayani orang
O8, Menerima Instruksi

Kembali ke daftar