Detail Jabatan
NAMA JABATAN
:
Pengelola Sarana dan Prasarana Kantor
KODE JABATAN
:
UNIT ORGANISASI
a. JPT
:
Kepala Dinas Perumahan, Kawasan Pemukiman dan Lingkungan Hidup
b. Administrasi
:
Sekretaris
c. Pengawas
:
Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
IKHTISAR JABATAN
Melakukan kegiatan pengelolaan yang meliputi
penyiapan bahan, koordinasi dan penyusunan
laporan di bidang sarana
dan prasarana
SYARAT JABATAN
a. Pendidikan
:
Minimal Diploma III di
bidang Manajemen/
Administrasi/Ilmu Pemerintahan/ Teknik
Informatika/ Manajemen Teknik Infomatika
atau bidang lain yang
relevan dengan tugas
jabatan
b. Kursus/ Diklat
1). Penjenjangan
:
Diklat Pra Jabatan
2). Teknis
:
Diklat terkait pengelolaan sarana dan prasarana, diklat pengadaan barang dan jasa pemerintah
c. Pengalaman Kerja
:
Menjadi pelaksana pada sub bagian umum dan kepegawaian
d. Pengetahuan Kerja
:
Memahami pengelolaan sarana dan prasarana, memiliki pengetahuan seputar mesin dan alat
TUGAS POKOK
No | Uraian Tugas | Hasil | Jumlah Hasil | Waktu Penyelesaian (Jam) | Waktu Penyelesaian Efektif (Jam) | Kebutuhan Pegawai |
---|---|---|---|---|---|---|
1. | Melakukan kegiatan pengelolaan yang meliputi penyiapan bahan, koordinasi dan penyusunan laporan di bidang sarana dan prasarana kantor agar terlaksananya pengurusan barang milik daerah BPBD Kesbangpol dengan baik dan benar sesuai dengan sasaran yang telah ditetapkan | 2450 | 1.96 | |||
- | Menyusun rencana kebutuhan barang (RKBMD) dengan cara melaksanakan inventarisir jenis dan jumlah kebutuhan barang | Dokumen RKBMD | 1 | 35 | 35 | 0.03 |
- | Pengadaan langsung barang modal | Terbelinya Barang dan selesainya SPJ pengadaan bar | 4 | 14 | 56 | 0.04 |
- | Pengadaan langsung barang habis pakai | Terbelinya Barang dan selesainya SPJ | 12 | 14 | 168 | 0.13 |
- | Penerimaan Barang | Laporan penerimaan barang | 16 | 14 | 224 | 0.18 |
- | Mencatat seluruh barang milik daerah di BPBD Kesbangpol Kota Padang Panjang yang berasal dari APBD maupun perolehan lain yang sah, sesuai kodefikasi dan penggolongan barang milik daerah | Kartu Inventaris Barang (KIB) Kartu Inventaris Rua | 4 | 14 | 56 | 0.04 |
- | Melakukan pencatatan barang milik daerah yang dipelihara/diperbaiki kedalam kartu pemeliharaan | Kartu Pemeliharaan | 1 | 70 | 70 | 0.06 |
- | Mengurus barang sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tercapai kondisi sesuai yang diharapkan | Kegiatan | 1 | 360 | 360 | 0.29 |
- | Menyusun laporan bulanan barang habis pakai | Laporan | 12 | 7 | 84 | 0.07 |
- | Membuat laporan Tri Wulanan /Stok Opname Barang Habis Pakai | Laporan | 4 | 14 | 56 | 0.04 |
- | Laporan semesteran barang habis pakai dan persediaan barang | Laporan | 2 | 14 | 28 | 0.02 |
- | Laporan tahunan barang habis pakai dan persediaan barang | Laporan | 1 | 21 | 21 | 0.02 |
- | Menyusun laporan semesteran keadaan barang (LBPS) | Laporan | 2 | 21 | 42 | 0.03 |
- | Menyusun Laporan Tahunan Pengelolaan Barang (LBPT) | Laporan | 1 | 14 | 14 | 0.01 |
- | Laporan hasil pengadaan setiap tahun | Laporan | 1 | 35 | 35 | 0.03 |
- | Menyiapkan usulan penghapusan barang milik daerah yang rusak atau tidak dipergunakan lagi | Dokumen | 1 | 35 | 35 | 0.03 |
- | Mengkonsultasikan kendala yang terjadi dalam proses pengurusan barang dengan pejabat yang berwenang sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, untuk kelancaran proses pengurusan | Kegiatan | 1 | 14 | 14 | 0.01 |
- | Melaporkan pelaksanaan tugas kepada atasan berdasarkan hasil kerja sebagai bahan evaluasi bagi atasan | Kegiatan | 24 | 48 | 1152 | 0.92 |
2. | Melakukan kegiatan pengelolaan yang meliputi penyiapan bahan, koordinasi dan penyusunan laporan dibidang sarana dan prasarana kantor | 0 | 0.00 | |||
3. | Menyusun program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelolaan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar dalam pelaksanaan pekerjaan dapat berjalan dengan baik | 405 | 0.32 | |||
- | Menerima konsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelolaan sarana dan prasarana dari atasan | Konsep | 15 | 5 | 75 | 0.06 |
- | Mempelajari dan menelaah konsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelolaan sarana dan prasarana | Konsep | 15 | 10 | 150 | 0.12 |
- | Mengetik konsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelolaan sarana dan prasarana | Draf | 15 | 2 | 30 | 0.02 |
- | Membahas konsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelolaan sarana dan prasarana kepada atasan | Draf Terkoreksi | 15 | 5 | 75 | 0.06 |
- | finalisasi konsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelolaan sarana dan prasarana dari atasan | Program Kerja | 15 | 5 | 75 | 0.06 |
4. | Memantau, Pengelolaan sarana dan prasarana sesuai dengan bidang tugasnya, agar dalam pelaksanaannya terdapat kesesuaian dengan rencana awal | 90 | 0.07 | |||
- | Menyusun jadwal kegiatan Pengelolaan sarana dan prasarana | Jadwal kegiatan | 15 | 2 | 30 | 0.02 |
- | Memantau kegiatan pengelolaan sarana dan prasarana sesuai jadwal kegiatan | Jadwal terpantau | 15 | 2 | 30 | 0.02 |
- | Mencatat hasil pemantauan Pengelolaan sarana dan prasarana | hasil pantauan | 15 | 2 | 30 | 0.02 |
5. | Mengendalikan program kerja, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tidak terjadi penyimpangan dalam pelaksanaannya | 398.21 | 0.32 | |||
- | Melakukan pendaftaran dan pencatatan Barang Milik Daerah | jumlah barang | 100 | 0.25 | 25 | 0.02 |
- | Mengurus, mengamankan dan memelihara penggunaan Barang Milik Daerah yang dalam pemakaian pada masing-masing bagian dan bidang | jumlah barang | 100 | 2 | 200 | 0.16 |
- | Menginput data ke dalam file Buku Inventaris, Buku Induk Inventaris, Kartu Inventaris Barang dan Kartu Inventaris Ruangan pada aplikasi Sistem Informasi pengelolaan barang | jumlah barang | 100 | 0.33 | 33 | 0.03 |
- | Mencetak file Buku Inventaris, Buku Induk Inventaris, Kartu Inventaris Barang dan Kartu Inventaris Ruangan | Buku inventaris | 4 | 0.25 | 1 | 0.00 |
- | Menyerahkan Buku Inventaris, Buku Induk Inventaris, Kartu Inventaris Barang dan Kartu Inventaris Ruangan kepada Kasubbag Umum dan Kepegawaian/Pengawas untuk di verifikasi dan divalidasi | Buku Inventaris | 4 | 0.08 | 0.32 | 0.00 |
- | Membuat konsep laporan Daftar Rekapitulasi Barang Inventaris Kantor secara berkala | konsep | 12 | 2 | 24 | 0.02 |
- | Membuat konsep laporan Daftar Mutasi Barang Inventaris Kantor secara berkala | konsep | 12 | 2 | 24 | 0.02 |
- | Menyampaikan laporan mutasi barang kepada pimpinan untuk diverifikasi dan divalidasi | laporan mutasi | 12 | 0.25 | 3 | 0.00 |
- | Menginventarisir Barang Milik Daerah yang akan dinilai dan dihapus | jumlah barang | 15 | 0.25 | 3.75 | 0.00 |
- | Mengklasifikasikan dan menilai barang yang rusak berat dan tidak dapat dipergunakan atau barang yang berlebih untuk dihapuskan | jumlah barang | 15 | 0.5 | 7.5 | 0.01 |
- | Membuat usulan penghapusan Barang Milik Daerah berdasarkan hasil penilaian dari Bidang Aset | data | 15 | 2 | 30 | 0.02 |
- | Menghitung stock opname secara berkala setiap 3 (tiga) bulan sekali | laporan | 4 | 2 | 8 | 0.01 |
- | Membuat Berita Acara Perhitungan Barang | Berita Acara | 4 | 2 | 8 | 0.01 |
- | Menandatangani Berita Acara Perhitungan Barang | Berita Acara | 4 | 0.08 | 0.32 | 0.00 |
- | Meminta Atasan Langsung memvalidasi Berita Acara Perhitungan Barang | Berita Acara | 4 | 0.08 | 0.32 | 0.00 |
- | Menyiapkan bahan administrasi pengurusan pajak kendraan dinas | dokumen | 10 | 2 | 20 | 0.02 |
- | Mengetik surat penunjukkan pemegang kendraan dinas | dokumen | 10 | 1 | 10 | 0.01 |
6. | Mengkoordinasikan dengan unit-unit terkait dan atau instansi lain dalam rangka pelaksanaannya, agar program dapat terlaksana secara terpadu untuk mencapai hasil yang optimal | 104 | 0.08 | |||
- | Mengetik surat koordinasi terkait pengelolaan sarana dan prasarana | Dokumen | 26 | 1 | 26 | 0.02 |
- | Melaksanakan rapat dan koordinasi pengelolaan sarana dan prasarana | Notulen | 26 | 2 | 52 | 0.04 |
- | Mengetik laporan hasil koordinasi | Laporan | 26 | 1 | 26 | 0.02 |
7. | Mengevaluasi dan menyusun laporan secara berkala, sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku sebagai bahan penyusunan program | 258 | 0.21 | |||
- | Membuat konsep evaluasi dan laporan hasil pelaksanaan tugas | laporan | 43 | 2 | 86 | 0.07 |
- | Mengkonsultasikan konsep evaluasi dan laporan kepada atasan | Laporan | 43 | 2 | 86 | 0.07 |
- | Memfinalisasi hasil evaluasi dan laporan pelaksanaan tugas kepada atasan | Laporan | 43 | 2 | 86 | 0.07 |
8. | Menyusun program kerja, bahan dan alat perlengkapan obyek kerja sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar dalam pelaksanaan pekerjaan dapat berjalan dengan baik | 48 | 0.04 | |||
- | Menerima konsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelolaan sarana dan prasarana kantor | konsep | 12 | 1 | 12 | 0.01 |
- | Mempelajari dan menelaah konsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelolaan sarana dan prasarana kantor | konsep | 12 | 2 | 24 | 0.02 |
- | Mengetik onsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelolaan sarana dan prasarana kantor | Dokumen | 12 | 1 | 12 | 0.01 |
9. | Memantau, objek kerja sesuai dengan bidang tugasnya, agar dalam pelaksanaannya terdapat kesesuaian dengan rencana awal | 132 | 0.11 | |||
- | Pembukuan barang abis pakai sarana dan prasarana kanator | Dokumen | 12 | 3 | 36 | 0.03 |
- | Pendistribusian sarana dan prasarana kanator | Alat dan dokumen | 96 | 0.5 | 48 | 0.04 |
- | Mencatat di buku kendalai barang yang telah didistribusikan | Dokumen | 96 | 0.5 | 48 | 0.04 |
10. | Mengendalikan program kerja pengelola sarana dan prasarana kanotor, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tidak terjadi penyimpangan dalam pelaksanaannya | 264 | 0.21 | |||
- | Menginfentarisasi sarana dan prasarana kantor | Dokumen | 24 | 3 | 72 | 0.06 |
- | Mengetik rencana anggaran biaya sarana dan prasarana kantor | Dokumen | 24 | 2 | 48 | 0.04 |
- | Melakukan pemensanan sarana dan prasarana kantor | Dokumen | 24 | 2 | 48 | 0.04 |
- | Melakukan Pengecekan barang sarana dan prasarana kantor yang telah dipesan | Dokumen | 24 | 2 | 48 | 0.04 |
- | Mencatat berang arana dan prasarana kantor yang telah sesuai dengan pesanan | Dokumen | 24 | 2 | 48 | 0.04 |
11. | Mengkoordinasikan dengan unit-unit terkait dan atau instansi lain dalam rangka pelaksanaannya, agar program dapat terlaksana secara terpadu untuk mencapai hasil yang optimal | 72 | 0.06 | |||
- | Melakukan koordinasi dengan bidang-bidang diinternal dinas menyangkut sarana dan prasarana kantor | Dokumen | 24 | 1 | 24 | 0.02 |
- | Melakukan koordinasi dan konsultasi dengan dengan bidang aset | Dokumen | 12 | 3 | 36 | 0.03 |
- | Mengetik laporan hasil koordinasi | Dokumen | 12 | 1 | 12 | 0.01 |
12. | Mengevaluasi dan menyusun laporan secara berkala sarana dan prasarana kantor, sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku sebagai bahan penyusunan | 94 | 0.08 | |||
- | Membuat konsep evaluasi secara bekala sarana dan prasarana kantor | Dokumen | 12 | 2 | 24 | 0.02 |
- | Membuat laporan secara bekala sarana dan prasarana kantor | Laporan | 14 | 3 | 42 | 0.03 |
- | Mengkonsultasikan konsep evaluasi dan laporan pada atasan | Laporan | 14 | 1 | 14 | 0.01 |
- | Menfinalisasi hasil evaliasi dan laporan peaksanaan tugas pada atsaan | Laporan | 14 | 1 | 14 | 0.01 |
13. | Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintah atasan baik tertulis dan lisan. | 60 | 0.05 | |||
- | Mempelajari penugasan yang diberikan pimpinan | Dokumen | 12 | 1 | 12 | 0.01 |
- | Menyiapkan bahan pelaksanaan tugas kedinasan | Dokumen | 12 | 1 | 12 | 0.01 |
- | Melaksanakan tugas kedinasan sesuai arahan dan aturan | Kegiatan | 12 | 2 | 24 | 0.02 |
- | Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kedinasan | Laporan | 12 | 1 | 12 | 0.01 |
14. | Pengelola Sarana dan Prasarana Kantor | 1820 | 1.46 | |||
- | Menyusun program kerja, bahan dan alat perlengkapan obyek kerja sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar dalam pelaksanaan pekerjaan dapat berjalan dengan baik | Dokumen | 1 | 300 | 300 | 0.24 |
- | Memantau pengelolaan sarana dan prasarana sesuai dengan bidang tugasnya, agar dalam pelaksanaannya terdapat kesesuaian dengan rencana awal | - | 1 | 90 | 90 | 0.07 |
- | Mengendalikan program kerja, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tidak terjadi penyimpangan dalam pelaksanaannya | - | 1 | 390 | 390 | 0.31 |
- | Mengkoordinasikan dengan unit-unit terkait dan atau instansi lain dalam rangka pelaksanaannya, agar program dapat terlaksana secara terpadu untuk mencapai hasil yang optimal | - | 1 | 104 | 104 | 0.08 |
- | Melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban | - | 1 | 336 | 336 | 0.27 |
- | Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintah atasan baik tertulis dan lisan | - | 1 | 600 | 600 | 0.48 |
15. | menyusun program kerja, bahan dan alat perlengkapan untuk pengelolaan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar dalam pelaksanaan pekerjaan dapat berjalan dengan baik | 58 | 0.05 | |||
- | Menyusun tata cara pengelolaan dan alur pengelolaan | dokumen | 1 | 20 | 20 | 0.02 |
- | Mengumpulkan dan mempelajari bahan terkait pengelolaan sarana prasarana | dokumen | 16 | 2 | 32 | 0.03 |
- | Membuat buku kontrol pengelolaan sarpras | buku | 3 | 2 | 6 | 0.00 |
16. | mengendalikan program kerja pengelolaan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tidak terjadi penyimpangan dalam pelaksanaannya | 470 | 0.38 | |||
- | Mengendalikan pengelolaan sarana dan prasarana dengan memeriksa pada buku kontrol yang ada | kegiatan | 1 | 470 | 470 | 0.38 |
17. | mengkoordinasikan dengan unit-unit terkait dan atau instansi lain dalam rangka pelaksanaan pengelolaan sarana dan prasarana, agar program dapat terlaksana secara terpadu untuk mencapai hasil yang optimal | 470 | 0.38 | |||
- | mengkoordinasikan dengan unit-unit terkait dan atau instansi lain dalam rangka pelaksanaan pengelolaan sarana dan prasarana, agar program dapat terlaksana secara terpadu untuk mencapai hasil yang optimal | kegiatan | 1 | 470 | 470 | 0.38 |
18. | mengevaluasi dan menyusun laporan secara berkala, sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku sebagai bahan penyusunan program berikutnya | 60 | 0.05 | |||
- | mengevaluasi dan menyusun laporan secara berkala, sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku sebagai bahan penyusunan program berikutnya | laporan | 12 | 5 | 60 | 0.05 |
19. | Menyiapkan bahan bahan pengelola sarana dan prasarana serta alat perlengkapan objek kerja sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku agar dalam pelaksanaan pekerjaan dapat berjalan dengan baik. | 420 | 0.34 | |||
- | Menerima konsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelolaan sarana dan prasarana dari atasan | konsep | 60 | 1 | 60 | 0.05 |
- | Mempelajari dan menelaah konsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelolaan sarana dan prasarana | konsep | 60 | 2 | 120 | 0.10 |
- | Membahas konsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelolaan sarana dan prasarana kepada atasan Draf | Terkoreksi | 60 | 2 | 120 | 0.10 |
- | Memantau kegiatan pengelolaan sarana dan prasarana sesuai jadwal kegiatan | laporan | 60 | 2 | 120 | 0.10 |
20. | Mengumpulkan dan mengklasifikasikan bahan dan data Rencana Kebutuhan Barang sesuai spesifikasi dan prosedur untuk memudahkan apabila diperlukan | 104 | 0.08 | |||
- | Mengumpulkan rencana kebutuhan barang | Data | 80 | 1 | 80 | 0.06 |
- | Mengklasifikasikan rencana kebutuhan barang berdasarkan jenis dan sifatnya | Matrik data | 12 | 2 | 24 | 0.02 |
21. | Melakukan koordinasi dengan unit-unit terkait dan atau instansi lain dalam rangka pelaksanaannya, agar program dapat terlaksana secara terpadu untuk mencapai hasil yang optimal. | 144 | 0.12 | |||
- | Mendiskusikan konsep penyusunan rencana kebutuhan sarana dan prasarana dengan Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian | konsep | 24 | 2 | 48 | 0.04 |
- | Mendiskusikan konsep penyusunan rencana kebutuhan sarana dan prasarana dengan pejabat yang berwenang dan terkait sesuai prosedur untuk kesempurnaan penyusunan rencana kebutuhan sarana dan prasarana | dokumen | 24 | 2 | 48 | 0.04 |
- | Membuat usulan penghapusan Barang Milik Daerah berdasarkan hasil penilaian dari Bidang Aset | dokumen | 12 | 4 | 48 | 0.04 |
22. | Menyusun laporan pengelola sarana dan prasarana secara berkala, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku sebagai bahan penyusunan program berikutnya. | 704 | 0.56 | |||
- | mengumpulkan bahan laporan seluruh sarana dan prasarana yang ada | bahan laporan | 100 | 4 | 400 | 0.32 |
- | menyusun laporan, Mengkonsultasikan konsep laporan kepada Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian | konsep laporan | 35 | 8 | 280 | 0.22 |
- | melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban | laporan | 12 | 2 | 24 | 0.02 |
23. | Menyusun program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelola penyimpan barang sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar dalam pelaksanaan pekerjaan dapat berjalan dengan baik | 0 | 0.00 | |||
- | Menerima konsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelola penyimpan barang dari Kepala Sub Bagian Umum | Dokumen | 0 | 0.00 | ||
- | Mempelajari dan menelaah konsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelola penyimpan barang | Dokumen | 0 | 0.00 | ||
- | Mengetik konsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelola penyimpan barang | Dokumen | 0 | 0.00 | ||
- | Menyerahkan konsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelola penyimpan barang kepada Kepala Sub Bagian Umum dan aparatur/Pengawas untuk diverifikasi dan divalidasi | Dokumen | 0 | 0.00 | ||
24. | Memantau pengelolaan penyimpanan barang sesuai dengan bidang tugasnya, agar dalam pelaksanaan terdapat kesesuaian dengan rencana awal | 0 | 0.00 | |||
- | Menyusun jadwal kegiatan pemantauan pengelolaan penyimpanan barang | Dokumen | 0 | 0.00 | ||
- | Memantau pengelolaan penyimpanan barang sesuai jadwal kegiatan | Dokumen | 0 | 0.00 | ||
- | Mencatat hasil pemantauan pengelolaan penyimpanan barang | Dokumen | 0 | 0.00 |