Detail Jabatan

NAMA JABATAN
:
Pengadministrasi Perencanaan dan Program
KODE JABATAN
:
 
UNIT ORGANISASI
a. JPT
:
Kepala Dinas Pangan dan Pertanian
b. Administrasi
:
Sekretaris
c. Pengawas
:
Kepala Sub Bagian Keuangan, Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan
IKHTISAR JABATAN
Melakukan kegiatan pencatatan dan pendokumentasian bahan di bidang perencanaan dan program
 
SYARAT JABATAN
a. Pendidikan
:
SLTA/DI/ D-2 (Diploma-Dua)/D-3 (Diploma-Tiga) bidang Manajemen Perkantoran/ Administrasi perkantoran/ Tata Perkantoran atau bidang lain yang relevan dengan tugas jabatan
b. Kursus/ Diklat
1). Penjenjangan
:
Latihan Pra Jabatan (LPJ)
2). Teknis
:
Diklat Administrasi Perkantoran, Diklat Arsiparis
c. Pengalaman Kerja
:
Staf Subag Keuangan, Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan selama ± 4 Tahun
d. Pengetahuan Kerja
:
memahami penatausahaan keuangan
TUGAS POKOK
No Uraian Tugas Hasil Jumlah Hasil Waktu Penyelesaian (Jam) Waktu Penyelesaian Efektif (Jam) Kebutuhan Pegawai
1. Melakukan kegiatan yang meliputi penerimaan, pencatatan dan pendokumentasian di bidang perencanaan dan program 0 0.00
2. menerima, mencatat, dan menyortir usulan rencana kegiatan dan realisasi kegiatan, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pencarian 82.8 0.07
- Menerima data usulan kegiatan data 56 0.05 2.8 0.00
- Menerima data realisasi kegiatan data 336 0.05 16.8 0.01
- Mencatat data usulan kegiatan register 56 0.1 5.6 0.00
- Mencatat data realisasi kegiatan register 336 0.1 33.6 0.03
- Menyortir data usulan kegiatan berkas 6 0.5 3 0.00
- Menyortir data realisasi kegiatan berkas 42 0.5 21 0.02
3. Menerima, mencatat, menyimpan surat serta dokumen lainnya sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar pelaksanaan tugas berjalan lancar. 1384 1.11
- menerima, mencatat, dan menyortir surat masuk, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pencarian; dokumen 12 7 84 0.07
- memberi lembar pengantar pada surat, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pengendalian; dokumen 200 2 400 0.32
- mengelompokkan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pendistribusian; surat, dokumen 200 2 400 0.32
- mendokumentasikan surat sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tertib administrasi; surat, dokumen 200 1 200 0.16
- melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban; dan laporan 36 5 180 0.14
- melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan baik tertulis maupun lisan. surat, dokumen 24 5 120 0.10
4. Pengadministrasi Perencanaan dan Program 6 0.00
- Menerima, mencatat, dan menyortir surat masuk, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pencarian - 1 1 1 0.00
- Memberi lembar pengantar pada surat, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pengendalian - 1 1 1 0.00
- Mengelompokkan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pendistribusian - 1 1 1 0.00
- Mendokumentasikan surat sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tertib administrasi - 1 1 1 0.00
- Melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban - 1 1 1 0.00
- Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan baik tertulis maupun lisan - 1 1 1 0.00
5. memberi lembar pengantar pada usulan rencana kegiatan dan realisasi kegiatan, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pengendalian 50.4 0.04
- Memberi lembar pengantar pada data usulan kegiatan yang diterima Lembar pengantar 56 0.1 5.6 0.00
- Memberi lembar pengantar pada data usulan kegiatan yang harus diperbaiki Lembar pengantar 112 0.1 11.2 0.01
- Memberi lembar pengantar pada realisasi kegiatan yang diterima Lembar pengantar 336 0.1 33.6 0.03
6. mengelompokkan usulan rencana kegiatan dan realisasi kegiatan menurut jenis dan sifatnya, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pendistribusian 130 0.10
- Mengelompokkan usulan rencana kegiatan per program bundel 8 1 8 0.01
- Mengelompokkan realisasi kegiatan per program per bulan bundel 48 0.5 24 0.02
- Mendistribusikan formulir usulan kegiatan tanda terima 56 0.25 14 0.01
- Mendistribusikan formulir realisasi kegiatan tanda terima 336 0.25 84 0.07
7. mendokumentasikan usulan rencana kegiatan dan realisasi kegiatan sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tertib administrasi 82.4 0.07
- Memberi label map label 2 0.5 1 0.00
- Memberi lembar penanda tanda 28 0.25 7 0.01
- Menyusun usulan rencana kegiatan kali 36 0.1 3.6 0.00
- Menyimpan usulan rencana kegiatan kali 36 0.1 3.6 0.00
- Menyusun realisasi kegiatan kali 336 0.1 33.6 0.03
- Menyimpan realisasi kegiatan kali 336 0.1 33.6 0.03
8. melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban 165 0.13
- mengumpulkan bahan laporan bahan laporan 420 0.25 105 0.08
- menyusun bahan laporan konsep laporan 15 2 30 0.02
- membuat laporan laporan 15 2 30 0.02
9. Melakukan kegiatan pengumpulan data yang terkait dengan urusan perencanaan dan program sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku untuk keperluan penyelesaian pekerjaan 0 0.00
- Menerima dan memeriksa data yang masuk Surat 0 0.00
- Mengelompokkan data yang masuk Surat 0 0.00
- Melaporkan hasil pelaksanaan tugas Surat 0 0.00
10. Menerima, mencatat, dan menyortir usulan rencana kegiatan dan realisasi kegiatan, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pencarian 66 0.05
- Menerima data usulan kegiatan data 60 0.05 3 0.00
- Menerima data realisasi kegiatan data 300 0.05 15 0.01
- Mencatat data usulan kegiatan register 60 0.1 6 0.00
- Mencatat data realisasi kegiatan register 300 0.1 30 0.02
- Menyortir data usulan kegiatan berkas 12 0.5 6 0.00
- Menyortir data realisasi kegiatan berkas 12 0.5 6 0.00
11. Memberi lembar pengantar pada usulan rencana kegiatan dan realisasi kegiatan, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pengendalian 23.5 0.02
- Memberi lembar pengantar pada data usulan kegiatan yang diterima Lembar pengantar 60 0.05 3 0.00
- Memberi lembar pengantar pada data usulan kegiatan yang harus diperbaiki Lembar pengantar 110 0.05 5.5 0.00
- Memberi lembar pengantar pada realisasi kegiatan yang diterima Lembar pengantar 300 0.05 15 0.01
12. Mengelompokkan usulan rencana kegiatan dan realisasi kegiatan menurut jenis dan sifatnya, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pendistribusian 72 0.06
- Mengelompokkan usulan rencana kegiatan dan realisasi kegiatan per bidang usulan kegiatan 6 2 12 0.01
- Mengelompokkan realisasi kegiatan dan realisasi kegiatan per bidang dokumen 12 1 12 0.01
- Mendistribusikan formulir usulan kegiatan kegiatan 12 2 24 0.02
- Mendistribusikan formulir realisasi kegiatan kegiatan 12 2 24 0.02
13. Mendokumentasikan usulan rencana kegiatan dan realisasi kegiatan sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tertib administrasi 130 0.10
- Memberi label map label 5 0.5 2.5 0.00
- Memberi lembar penanda tanda 30 0.25 7.5 0.01
- Menyusun dan menyimpan usulan rencana kegiatan kegiatan 12 5 60 0.05
- Menyusun dan menyimpan realisasi kegiatan kegiatan 12 5 60 0.05
14. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban 156 0.12
- Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas Konsep laporan 12 5 60 0.05
- Mengkonsultasikan konsep laporan kepada Kepala Sub Bagian Keuangan, Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan Konsultasi 12 3 36 0.03
- Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas kepada Kepala Sub Bagian Keuangan, Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan laporan 12 5 60 0.05
15. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintah atasan baik secara tertulis maupun lisan 300 0.24
- Menerima disposisi perintah pelaksanaan tugas Kepala Sub Bagian Keuangan, Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan Petunjuk kerja 24 0.5 12 0.01
- Mempelajari tugas yang diberikan Pemahaman tugas 24 5 120 0.10
- Melaksanakan tugas yang diberikan kegiatan 24 5 120 0.10
- Melaporkan hasil pelaksanaan tugas laporan 24 2 48 0.04
16. Menyelenggarakan administrasi perencanaan dan program dilingkungan unit kerja sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas 0 0.00
- Meneliti kelengkapan berkas yang terkait dengan urusan perencanaan dan programdi lingkungan unit kerja Dokumen 0 0.00
- Menyiapkan surat yang terkait dengan urusan perencanaan dan program Dokumen 0 0.00
- Mengendalikan surat dinas yang terkait dengan urusan perencanaan dan program Dokumen 0 0.00
17. Melakukan pendokumentasian perencanaan dan program di lingkungan unit kerja secara tertib agar mudah diketemukan saat diperlukan 0 0.00
- Memilah dokumen yang terkait dengan urusan perencanaan dan program di lingkungan unit kerja Dokumen 0 0.00
- Melakukan penyimpanan berkas/dokumen yang terkait dengan urusan perencanaan dan program Dokumen 0 0.00
- Melakukan pemeliharaan dokumen/arsip perencanaan dan program dilingkungan unit kerja. Dokumen 0 0.00
18. Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban 0 0.00
- Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas; Dokumen 0 0.00
- Mengkonsultasikan konsep laporan kepada atasan Dokumen 0 0.00
- Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas Dokumen 0 0.00
19. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan baik lisan maupun tertulis; 0 0.00
- Mempelajari penugasan yang diberikan pimpinan; Dokumen 0 0.00
- Menyiapkan bahan-bahan pelaksanaan tugas Dokumen 0 0.00
- Menjalankan tugas sesuai dengan arahan dan aturan yang ada Dokumen 0 0.00
- Melaporkan hasil pelaksanaan tugas Dokumen 0 0.00
20. Melakukan administrasi perencanaan program dan kegiatan pada Sub Bagian Perencanaan Evaluasi dan Pelaporan 540 0.43
- Mengetik Surat Keputusan Walikota/Inspektur dokumen 10 10 100 0.08
- Mengetik Surat yang diberikan atasan langsung dokumen 100 1 100 0.08
- Mengelola publikasi kegiatan Dinas Pangan dan Pertanian pada media sosial kegiatan 100 2 200 0.16
- Mengetik Perjanjian Kinerja dokumen 2 10 20 0.02
- Melakukan input data pelaporan realisasi fisik dan keuangan ke Bagian Pengendalian Pembangunan melalui website Simbangda laporan 12 10 120 0.10
21. Menerima, mencatat, dan menyortir surat masuk dan surat keluar terkait perencanaan dan pelaporan 240 0.19
- Menerima, mencatat dan menyortir surat masuk terkait perencanaan dan pelaporan surat 30 3 90 0.07
- Menerima, mencatat dan menyortir surat keluar terkait perencanaan dan pelaporan surat 30 5 150 0.12
22. Mengelompokkan dokumen perencanaan menurut jenis dan sifatnya, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku 114 0.09
- Mengelompokkan dokumen Renstra dokumen 1 4 4 0.00
- Mengelompokkan dokumen Renja dokumen 1 4 4 0.00
- Menggelompokkan dokumen RKA dan RKA Perubahan dokumen 2 5 10 0.01
- Mengelompokkan laporan pelaksanaan evaluasi Renja OPD laporan 4 3 12 0.01
- Mengelompokkan laporan pengukuran kinerja laporan 4 3 12 0.01
- Mengelompokkan laporan fisik dan keuangan laporan 12 3 36 0.03
- Mengelompokkan laporan LKPJ OPD laporan 1 4 4 0.00
- Mengelompokkan Laporan LPPD laporan 1 4 4 0.00
- Mengelompokkan dokumen SAKIP (LKJiP, IKU, RKT, Renaksi, PK, PK Perubahan dokumen 6 4 24 0.02
- Mengelompokkan dokumen SPIP dokumen 1 4 4 0.00
23. Mendokumentasikan dokumen perencanaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku 159 0.13
- Mendokumentasikan surat masuk surat 30 1 30 0.02
- Mendokumentasikan surat keluar surat 30 1 30 0.02
- Mendokumentasikan dokumen Renstra dokumen 1 3 3 0.00
- Mendokumentasikan dokumen Renja dokumen 1 3 3 0.00
- Mendokumentasikan dokumen RK dan RKA Perubahan dokumen 2 3 6 0.00
- Mendokumentasikan laporan pelaksanaan evaluasi Renja OPD laporan 4 3 12 0.01
- Mendokumentasikan laporan pengukuran kinerja laporan 4 3 12 0.01
- Mendokumentasikan laporan fisik dan keuangan laporan 12 3 36 0.03
- Mendokumentasikan laporan LKPJ OPD laporan 1 3 3 0.00
- Mendokumentasikan Laporan LPPD laporan 1 3 3 0.00
- Mendokumentasikan dokumen SAKIP (LKJiP, IKU, RKT, Renaksi, PK, PK Perubahan dokumen 6 3 18 0.01
- Mendokumentasikan dokumen SPIP dokumen 1 3 3 0.00
24. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku 216 0.17
- Melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku laporan 12 18 216 0.17