Detail Jabatan


NAMA JABATAN
:
Pengelola Sarana dan Prasarana Kantor
KODE JABATAN
:
 
UNIT ORGANISASI
a. JPT
:
Kepala Badan Penanggulangan Bencana Daerah, Kesatuan Bangsa dan Politik
b. Administrasi
:
Sekretaris
c. Pengawas
:
Kepala Sub Bagian Umum dan kepegawaian
IKHTISAR JABATAN
Melakukan kegiatan pengelolaan yang meliputi penyiapan bahan, koordinasi dan penyusunan laporan di bidang sarana dan prasarana kantor agar terlaksananya pengurusan barang milik daerah BPBD Kesbangpol dengan baik dan benar sesuai dengan sasaran yang telah ditetapkan.
 
SYARAT JABATAN
a. Pendidikan
:
D.III di Bidang Manajemen/Administrasi/ ilmu pemerintahan/ teknik Informatika atau bidang lain yang relevan dengan tugas jabatan
b. Kursus/ Diklat
1). Penjenjangan
:
Diklat Prajabatan / Diklat Pengantar Tugas
2). Teknis
:
Diklat Teknis Pengadaan Barang dan Jasa, Diklat Teknis Penatausahaan Aset, Diklat Teknis SIPKD Aset
c. Pengalaman Kerja
:
Pengurus/pengelola barang
d. Pengetahuan Kerja
:
Pengelolaan Barang
TUGAS POKOK
No Uraian Tugas Hasil Jumlah Hasil Waktu Penyelesaian (Jam) Waktu Penyelesaian Efektif (Jam) Kebutuhan Pegawai
1. Melakukan kegiatan pengelolaan yang meliputi penyiapan bahan, koordinasi dan penyusunan laporan di bidang sarana dan prasarana kantor agar terlaksananya pengurusan barang milik daerah BPBD Kesbangpol dengan baik dan benar sesuai dengan sasaran yang telah ditetapkan 2450 1.96
- Menyusun rencana kebutuhan barang (RKBMD) dengan cara melaksanakan inventarisir jenis dan jumlah kebutuhan barang Dokumen RKBMD 1 35 35 0.03
- Pengadaan langsung barang modal Terbelinya Barang dan selesainya SPJ pengadaan bar 4 14 56 0.04
- Pengadaan langsung barang habis pakai Terbelinya Barang dan selesainya SPJ 12 14 168 0.13
- Penerimaan Barang Laporan penerimaan barang 16 14 224 0.18
- Mencatat seluruh barang milik daerah di BPBD Kesbangpol Kota Padang Panjang yang berasal dari APBD maupun perolehan lain yang sah, sesuai kodefikasi dan penggolongan barang milik daerah Kartu Inventaris Barang (KIB) Kartu Inventaris Rua 4 14 56 0.04
- Melakukan pencatatan barang milik daerah yang dipelihara/diperbaiki kedalam kartu pemeliharaan Kartu Pemeliharaan 1 70 70 0.06
- Mengurus barang sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tercapai kondisi sesuai yang diharapkan Kegiatan 1 360 360 0.29
- Menyusun laporan bulanan barang habis pakai Laporan 12 7 84 0.07
- Membuat laporan Tri Wulanan /Stok Opname Barang Habis Pakai Laporan 4 14 56 0.04
- Laporan semesteran barang habis pakai dan persediaan barang Laporan 2 14 28 0.02
- Laporan tahunan barang habis pakai dan persediaan barang Laporan 1 21 21 0.02
- Menyusun laporan semesteran keadaan barang (LBPS) Laporan 2 21 42 0.03
- Menyusun Laporan Tahunan Pengelolaan Barang (LBPT) Laporan 1 14 14 0.01
- Laporan hasil pengadaan setiap tahun Laporan 1 35 35 0.03
- Menyiapkan usulan penghapusan barang milik daerah yang rusak atau tidak dipergunakan lagi Dokumen 1 35 35 0.03
- Mengkonsultasikan kendala yang terjadi dalam proses pengurusan barang dengan pejabat yang berwenang sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, untuk kelancaran proses pengurusan Kegiatan 1 14 14 0.01
- Melaporkan pelaksanaan tugas kepada atasan berdasarkan hasil kerja sebagai bahan evaluasi bagi atasan Kegiatan 24 48 1152 0.92
2. Melakukan kegiatan pengelolaan yang meliputi penyiapan bahan, koordinasi dan penyusunan laporan dibidang sarana dan prasarana kantor 0 0.00
3. Menyusun program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelolaan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar dalam pelaksanaan pekerjaan dapat berjalan dengan baik 405 0.32
- Menerima konsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelolaan sarana dan prasarana dari atasan Konsep 15 5 75 0.06
- Mempelajari dan menelaah konsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelolaan sarana dan prasarana Konsep 15 10 150 0.12
- Mengetik konsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelolaan sarana dan prasarana Draf 15 2 30 0.02
- Membahas konsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelolaan sarana dan prasarana kepada atasan Draf Terkoreksi 15 5 75 0.06
- finalisasi konsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelolaan sarana dan prasarana dari atasan Program Kerja 15 5 75 0.06
4. Memantau, Pengelolaan sarana dan prasarana sesuai dengan bidang tugasnya, agar dalam pelaksanaannya terdapat kesesuaian dengan rencana awal 90 0.07
- Menyusun jadwal kegiatan Pengelolaan sarana dan prasarana Jadwal kegiatan 15 2 30 0.02
- Memantau kegiatan pengelolaan sarana dan prasarana sesuai jadwal kegiatan Jadwal terpantau 15 2 30 0.02
- Mencatat hasil pemantauan Pengelolaan sarana dan prasarana hasil pantauan 15 2 30 0.02
5. Mengendalikan program kerja, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tidak terjadi penyimpangan dalam pelaksanaannya 398.21 0.32
- Melakukan pendaftaran dan pencatatan Barang Milik Daerah jumlah barang 100 0.25 25 0.02
- Mengurus, mengamankan dan memelihara penggunaan Barang Milik Daerah yang dalam pemakaian pada masing-masing bagian dan bidang jumlah barang 100 2 200 0.16
- Menginput data ke dalam file Buku Inventaris, Buku Induk Inventaris, Kartu Inventaris Barang dan Kartu Inventaris Ruangan pada aplikasi Sistem Informasi pengelolaan barang jumlah barang 100 0.33 33 0.03
- Mencetak file Buku Inventaris, Buku Induk Inventaris, Kartu Inventaris Barang dan Kartu Inventaris Ruangan Buku inventaris 4 0.25 1 0.00
- Menyerahkan Buku Inventaris, Buku Induk Inventaris, Kartu Inventaris Barang dan Kartu Inventaris Ruangan kepada Kasubbag Umum dan Kepegawaian/Pengawas untuk di verifikasi dan divalidasi Buku Inventaris 4 0.08 0.32 0.00
- Membuat konsep laporan Daftar Rekapitulasi Barang Inventaris Kantor secara berkala konsep 12 2 24 0.02
- Membuat konsep laporan Daftar Mutasi Barang Inventaris Kantor secara berkala konsep 12 2 24 0.02
- Menyampaikan laporan mutasi barang kepada pimpinan untuk diverifikasi dan divalidasi laporan mutasi 12 0.25 3 0.00
- Menginventarisir Barang Milik Daerah yang akan dinilai dan dihapus jumlah barang 15 0.25 3.75 0.00
- Mengklasifikasikan dan menilai barang yang rusak berat dan tidak dapat dipergunakan atau barang yang berlebih untuk dihapuskan jumlah barang 15 0.5 7.5 0.01
- Membuat usulan penghapusan Barang Milik Daerah berdasarkan hasil penilaian dari Bidang Aset data 15 2 30 0.02
- Menghitung stock opname secara berkala setiap 3 (tiga) bulan sekali laporan 4 2 8 0.01
- Membuat Berita Acara Perhitungan Barang Berita Acara 4 2 8 0.01
- Menandatangani Berita Acara Perhitungan Barang Berita Acara 4 0.08 0.32 0.00
- Meminta Atasan Langsung memvalidasi Berita Acara Perhitungan Barang Berita Acara 4 0.08 0.32 0.00
- Menyiapkan bahan administrasi pengurusan pajak kendraan dinas dokumen 10 2 20 0.02
- Mengetik surat penunjukkan pemegang kendraan dinas dokumen 10 1 10 0.01
6. Mengkoordinasikan dengan unit-unit terkait dan atau instansi lain dalam rangka pelaksanaannya, agar program dapat terlaksana secara terpadu untuk mencapai hasil yang optimal 104 0.08
- Mengetik surat koordinasi terkait pengelolaan sarana dan prasarana Dokumen 26 1 26 0.02
- Melaksanakan rapat dan koordinasi pengelolaan sarana dan prasarana Notulen 26 2 52 0.04
- Mengetik laporan hasil koordinasi Laporan 26 1 26 0.02
7. Mengevaluasi dan menyusun laporan secara berkala, sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku sebagai bahan penyusunan program 258 0.21
- Membuat konsep evaluasi dan laporan hasil pelaksanaan tugas laporan 43 2 86 0.07
- Mengkonsultasikan konsep evaluasi dan laporan kepada atasan Laporan 43 2 86 0.07
- Memfinalisasi hasil evaluasi dan laporan pelaksanaan tugas kepada atasan Laporan 43 2 86 0.07
8. Menyusun program kerja, bahan dan alat perlengkapan obyek kerja sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar dalam pelaksanaan pekerjaan dapat berjalan dengan baik 48 0.04
- Menerima konsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelolaan sarana dan prasarana kantor konsep 12 1 12 0.01
- Mempelajari dan menelaah konsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelolaan sarana dan prasarana kantor konsep 12 2 24 0.02
- Mengetik onsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelolaan sarana dan prasarana kantor Dokumen 12 1 12 0.01
9. Memantau, objek kerja sesuai dengan bidang tugasnya, agar dalam pelaksanaannya terdapat kesesuaian dengan rencana awal 132 0.11
- Pembukuan barang abis pakai sarana dan prasarana kanator Dokumen 12 3 36 0.03
- Pendistribusian sarana dan prasarana kanator Alat dan dokumen 96 0.5 48 0.04
- Mencatat di buku kendalai barang yang telah didistribusikan Dokumen 96 0.5 48 0.04
10. Mengendalikan program kerja pengelola sarana dan prasarana kanotor, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tidak terjadi penyimpangan dalam pelaksanaannya 264 0.21
- Menginfentarisasi sarana dan prasarana kantor Dokumen 24 3 72 0.06
- Mengetik rencana anggaran biaya sarana dan prasarana kantor Dokumen 24 2 48 0.04
- Melakukan pemensanan sarana dan prasarana kantor Dokumen 24 2 48 0.04
- Melakukan Pengecekan barang sarana dan prasarana kantor yang telah dipesan Dokumen 24 2 48 0.04
- Mencatat berang arana dan prasarana kantor yang telah sesuai dengan pesanan Dokumen 24 2 48 0.04
11. Mengkoordinasikan dengan unit-unit terkait dan atau instansi lain dalam rangka pelaksanaannya, agar program dapat terlaksana secara terpadu untuk mencapai hasil yang optimal 72 0.06
- Melakukan koordinasi dengan bidang-bidang diinternal dinas menyangkut sarana dan prasarana kantor Dokumen 24 1 24 0.02
- Melakukan koordinasi dan konsultasi dengan dengan bidang aset Dokumen 12 3 36 0.03
- Mengetik laporan hasil koordinasi Dokumen 12 1 12 0.01
12. Mengevaluasi dan menyusun laporan secara berkala sarana dan prasarana kantor, sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku sebagai bahan penyusunan 94 0.08
- Membuat konsep evaluasi secara bekala sarana dan prasarana kantor Dokumen 12 2 24 0.02
- Membuat laporan secara bekala sarana dan prasarana kantor Laporan 14 3 42 0.03
- Mengkonsultasikan konsep evaluasi dan laporan pada atasan Laporan 14 1 14 0.01
- Menfinalisasi hasil evaliasi dan laporan peaksanaan tugas pada atsaan Laporan 14 1 14 0.01
13. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintah atasan baik tertulis dan lisan. 60 0.05
- Mempelajari penugasan yang diberikan pimpinan Dokumen 12 1 12 0.01
- Menyiapkan bahan pelaksanaan tugas kedinasan Dokumen 12 1 12 0.01
- Melaksanakan tugas kedinasan sesuai arahan dan aturan Kegiatan 12 2 24 0.02
- Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kedinasan Laporan 12 1 12 0.01
14. Pengelola Sarana dan Prasarana Kantor 1820 1.46
- Menyusun program kerja, bahan dan alat perlengkapan obyek kerja sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar dalam pelaksanaan pekerjaan dapat berjalan dengan baik Dokumen 1 300 300 0.24
- Memantau pengelolaan sarana dan prasarana sesuai dengan bidang tugasnya, agar dalam pelaksanaannya terdapat kesesuaian dengan rencana awal - 1 90 90 0.07
- Mengendalikan program kerja, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tidak terjadi penyimpangan dalam pelaksanaannya - 1 390 390 0.31
- Mengkoordinasikan dengan unit-unit terkait dan atau instansi lain dalam rangka pelaksanaannya, agar program dapat terlaksana secara terpadu untuk mencapai hasil yang optimal - 1 104 104 0.08
- Melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban - 1 336 336 0.27
- Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintah atasan baik tertulis dan lisan - 1 600 600 0.48
15. menyusun program kerja, bahan dan alat perlengkapan untuk pengelolaan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar dalam pelaksanaan pekerjaan dapat berjalan dengan baik 58 0.05
- Menyusun tata cara pengelolaan dan alur pengelolaan dokumen 1 20 20 0.02
- Mengumpulkan dan mempelajari bahan terkait pengelolaan sarana prasarana dokumen 16 2 32 0.03
- Membuat buku kontrol pengelolaan sarpras buku 3 2 6 0.00
16. mengendalikan program kerja pengelolaan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tidak terjadi penyimpangan dalam pelaksanaannya 470 0.38
- Mengendalikan pengelolaan sarana dan prasarana dengan memeriksa pada buku kontrol yang ada kegiatan 1 470 470 0.38
17. mengkoordinasikan dengan unit-unit terkait dan atau instansi lain dalam rangka pelaksanaan pengelolaan sarana dan prasarana, agar program dapat terlaksana secara terpadu untuk mencapai hasil yang optimal 470 0.38
- mengkoordinasikan dengan unit-unit terkait dan atau instansi lain dalam rangka pelaksanaan pengelolaan sarana dan prasarana, agar program dapat terlaksana secara terpadu untuk mencapai hasil yang optimal kegiatan 1 470 470 0.38
18. mengevaluasi dan menyusun laporan secara berkala, sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku sebagai bahan penyusunan program berikutnya 60 0.05
- mengevaluasi dan menyusun laporan secara berkala, sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku sebagai bahan penyusunan program berikutnya laporan 12 5 60 0.05
19. Menyiapkan bahan bahan pengelola sarana dan prasarana serta alat perlengkapan objek kerja sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku agar dalam pelaksanaan pekerjaan dapat berjalan dengan baik. 420 0.34
- Menerima konsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelolaan sarana dan prasarana dari atasan konsep 60 1 60 0.05
- Mempelajari dan menelaah konsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelolaan sarana dan prasarana konsep 60 2 120 0.10
- Membahas konsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelolaan sarana dan prasarana kepada atasan Draf Terkoreksi 60 2 120 0.10
- Memantau kegiatan pengelolaan sarana dan prasarana sesuai jadwal kegiatan laporan 60 2 120 0.10
20. Mengumpulkan dan mengklasifikasikan bahan dan data Rencana Kebutuhan Barang sesuai spesifikasi dan prosedur untuk memudahkan apabila diperlukan 104 0.08
- Mengumpulkan rencana kebutuhan barang Data 80 1 80 0.06
- Mengklasifikasikan rencana kebutuhan barang berdasarkan jenis dan sifatnya Matrik data 12 2 24 0.02
21. Melakukan koordinasi dengan unit-unit terkait dan atau instansi lain dalam rangka pelaksanaannya, agar program dapat terlaksana secara terpadu untuk mencapai hasil yang optimal. 144 0.12
- Mendiskusikan konsep penyusunan rencana kebutuhan sarana dan prasarana dengan Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian konsep 24 2 48 0.04
- Mendiskusikan konsep penyusunan rencana kebutuhan sarana dan prasarana dengan pejabat yang berwenang dan terkait sesuai prosedur untuk kesempurnaan penyusunan rencana kebutuhan sarana dan prasarana dokumen 24 2 48 0.04
- Membuat usulan penghapusan Barang Milik Daerah berdasarkan hasil penilaian dari Bidang Aset dokumen 12 4 48 0.04
22. Menyusun laporan pengelola sarana dan prasarana secara berkala, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku sebagai bahan penyusunan program berikutnya. 704 0.56
- mengumpulkan bahan laporan seluruh sarana dan prasarana yang ada bahan laporan 100 4 400 0.32
- menyusun laporan, Mengkonsultasikan konsep laporan kepada Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian konsep laporan 35 8 280 0.22
- melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban laporan 12 2 24 0.02
23. Menyusun program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelola penyimpan barang sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar dalam pelaksanaan pekerjaan dapat berjalan dengan baik 0 0.00
- Menerima konsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelola penyimpan barang dari Kepala Sub Bagian Umum Dokumen 0 0.00
- Mempelajari dan menelaah konsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelola penyimpan barang Dokumen 0 0.00
- Mengetik konsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelola penyimpan barang Dokumen 0 0.00
- Menyerahkan konsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelola penyimpan barang kepada Kepala Sub Bagian Umum dan aparatur/Pengawas untuk diverifikasi dan divalidasi Dokumen 0 0.00
24. Memantau pengelolaan penyimpanan barang sesuai dengan bidang tugasnya, agar dalam pelaksanaan terdapat kesesuaian dengan rencana awal 0 0.00
- Menyusun jadwal kegiatan pemantauan pengelolaan penyimpanan barang Dokumen 0 0.00
- Memantau pengelolaan penyimpanan barang sesuai jadwal kegiatan Dokumen 0 0.00
- Mencatat hasil pemantauan pengelolaan penyimpanan barang Dokumen 0 0.00