Detail Jabatan
NAMA JABATAN
:
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
KODE JABATAN
:
UNIT ORGANISASI
a. JPT
:
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
b. Administrasi
:
Sekretaris
c. Pengawas
:
-
IKHTISAR JABATAN
Membantu Walikota dalam menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang Perpustakaan dan bidang Kearsipan.
SYARAT JABATAN
a. Pendidikan
:
S.1 perpustakaan/ Kearsipan/pendidikan/lulusan program studi yang berhubungan dengan perpustakaan dan Kearsipan
b. Kursus/ Diklat
1). Penjenjangan
:
diklatpim tingkat II,
2). Teknis
:
diklat manajemen perpustakaan, Diklat Manajemen Kearsipan
c. Pengalaman Kerja
:
Minimal 5 tahun di bidang perpustakaan dan Kearsipan
d. Pengetahuan Kerja
:
Peraturan-peraturan mengenai : 1) perpustakaan, 2) Kearsipan 3) kepegawaian dan 3) penatausahaan keuangan.
TUGAS POKOK
No | Uraian Tugas | Hasil | Jumlah Hasil | Waktu Penyelesaian (Jam) | Waktu Penyelesaian Efektif (Jam) | Kebutuhan Pegawai |
---|---|---|---|---|---|---|
1. | Merumuskan dan menetapkan kebijakan teknis dan rencana strategis pada Dinas Perpustakan dan Kearsipan berdasarkan rencana strategis daerah dalam bidang perpustakaan dan kearsipan sebagai pedoman pelaksanaan tugas | 90 | 0.07 | |||
- | Mempelajari rumusan kebijakan teknis dan rencana strategis | kali | 2 | 5 | 10 | 0.01 |
- | Menyusun konsep rumusan kebijakan dan rencana strategis penyelenggaraan sebagian urusan pemerintahan di bidang perpustakan dan kearsipan | kali | 4 | 10 | 40 | 0.03 |
- | Mengkonsultasikan konsep rumusan kebijakan dan rencana strategis dengan pimpinan | kali | 4 | 5 | 20 | 0.02 |
- | Memfinalisasi rumusan kebijakan penyelenggaraan sebagian urusan pemerintahan di bidang perpustakaan dan kearsipan | Kali | 4 | 5 | 20 | 0.02 |
2. | Mengkoordinasikan kebijakan daerah dalam pelaksanaan tugas di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sesuai dengan program yang telah ditetapkan dan kebijakan pimpinan agar target kerja tercapai sesuai rencana | 219 | 0.18 | |||
- | Menelaah rencana pelaksanaan program kerja | konsep | 7 | 5 | 35 | 0.03 |
- | Menentukan kegiatan-kegiatan kritis yang membutuhkan koordinasi dengan unit kerja atau instansi terkait | dokumen | 12 | 1 | 12 | 0.01 |
- | Mengadakan rapat koordinasi dengan bawahan atau pihak yang terkait | notulen | 62 | 2 | 124 | 0.10 |
- | Memberikan arahan teknis pelaksanaan tugas | Data | 24 | 2 | 48 | 0.04 |
3. | Membina bawahan di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dengan cara rapat/pertemuan dan bimbingan secara berkala agar diperoleh kinerja yang diharapkan | 168 | 0.13 | |||
- | Menelaah hasil kerja bawahan di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan | konsep | 24 | 2 | 48 | 0.04 |
- | Menentukan standar kualitas dan/atau kuantitas hasil kerja | hasil kerja | 24 | 2 | 48 | 0.04 |
- | Mengidentifikasi kesalahan dalam hasil kerja sesuai dengan standar yang telah ditentukan | hasil kerja terkoreksi | 24 | 1 | 24 | 0.02 |
- | Membuat koreksi pada hasil kerja berupa catatan tertulis | Data terkoreksi | 24 | 2 | 48 | 0.04 |
- | Memberikan arahan terkait koreksi hasil kerja bawahan | Hasil Kerja Final | 1 | 0 | 0.00 | |
4. | Mengarahkan pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sesuai dengan tugas, tanggung jawab, permasalahan dan hambatan serta ketentuan yang berlaku untuk ketepatan dan kelancaran pelaksanaan tugas | 72 | 0.06 | |||
- | Menjabarkan rencana kegiatan menjadi tugas-tugas yang harus dilaksanakan bawahan | rencana kegiatan | 24 | 0.5 | 12 | 0.01 |
- | Menghimpun saran dan masukan dari bawahan | juklak | 24 | 0.5 | 12 | 0.01 |
- | Memberikan petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya | notulen | 24 | 1 | 24 | 0.02 |
- | Menentukan target waktu penyelesaian | kartu kendali | 24 | 1 | 24 | 0.02 |
5. | Merumuskan kebijakan dan mengendalikan kegiatan Bidang Kesekretariatan sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk pencapaian target kinerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang Panjang | 204 | 0.16 | |||
- | Menyusun rencana kerja kegiatan Bidang Kesekretariatan | Data | 12 | 2 | 24 | 0.02 |
- | Menyusun kerangka acuan kerja Bidang Kesekretariatan | Data | 12 | 2 | 24 | 0.02 |
- | Mengumpulkan data di Bidang Kesekretariatan | Data | 12 | 2 | 24 | 0.02 |
- | Melakukan tabulasi data di Bidang Kesekretariatan | Data | 12 | 5 | 60 | 0.05 |
- | Menganalisis data di Bidang Kesekretariatan | Data | 12 | 4 | 48 | 0.04 |
- | Mengevaluasi data di Bidang Kesekretariatan | Data | 12 | 2 | 24 | 0.02 |
6. | merumuskan kebijakan dan mengendalikan kegiatan Bidang Perpustakaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk pencapaian target kinerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang Panjang | 102 | 0.08 | |||
- | Menyusun rencana kerja kegiatan Bidang Perpustakaan | Data | 6 | 2 | 12 | 0.01 |
- | Menyusun kerangka acuan kerja Bidang Perpustakaan | Data | 6 | 2 | 12 | 0.01 |
- | Mengumpulkan data di Bidang Perpustakaan | Data | 6 | 2 | 12 | 0.01 |
- | Melakukan tabulasi data di Bidang Perpustakaan | Data | 6 | 5 | 30 | 0.02 |
- | Menganalisis data di Bidang Perpustakaan | Data | 6 | 4 | 24 | 0.02 |
- | Mengevaluasi data di Bidang Perpustakaan | Data | 6 | 2 | 12 | 0.01 |
7. | Merumuskan kebijakan dan mengendalikan kegiatan Bidang Kearsipan sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk pencapaian target kinerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang Panjang | 102 | 0.08 | |||
- | Menyusun rencana kerja kegiatan Bidang Kearsipan | Data | 6 | 2 | 12 | 0.01 |
- | Menyusun kerangka acuan kerja Bidang Kearsipan | Data | 6 | 2 | 12 | 0.01 |
- | Mengumpulkan data di Bidang Kearsipan | Data | 6 | 2 | 12 | 0.01 |
- | Melakukan tabulasi data di Bidang Kearsipan | Data | 6 | 5 | 30 | 0.02 |
- | Menganalisis data di Bidang Kearsipan | Data | 6 | 4 | 24 | 0.02 |
- | Mengevaluasi data di Bidang Kearsipan | Data | 6 | 2 | 12 | 0.01 |
8. | menyusun dan menetapkan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah, Standar Operasional Prosedur, dan Standar Pelayanan Publik sesuai dengan bidang tugas untuk efektifitas pelaksanaan kegiatan. | 122.5 | 0.10 | |||
- | Menyusun dan menetapkan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah | Kegiatan | 36 | 1 | 36 | 0.03 |
- | Menyusun dan menetapkan Standar Operasional Prosedur | SOP | 144 | 0.5 | 72 | 0.06 |
- | Menyusun dan menetapkan Standar Pelayanan Publik | SPP | 29 | 0.5 | 14.5 | 0.01 |
9. | mengevaluasi pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dengan cara membandingkan rencana dengan kegiatan yang telah dilaksanakan sebagai bahan laporan kegiatan dan rencana yang akan datang | 192 | 0.15 | |||
- | Menelaah hasil kerja yang dilakukan oleh bawahan | Konsep | 24 | 2 | 48 | 0.04 |
- | Menentukan standar kualitas dan/atau kuantitas hasil kerja | Hasil kerja | 24 | 2 | 48 | 0.04 |
- | Mengidentifikasi kesalahan dalam hasil kerja sesuai dengan standar yang telah ditentukan | Hasil kerja | 24 | 1 | 24 | 0.02 |
- | Membuat koreksi pada hasil kerja berupa catatan tertulis | Data Terkoreksi | 24 | 2 | 48 | 0.04 |
- | Memberikan arahan terkait koreksi hasil kerja bawahan | Hasil Kerja | 24 | 1 | 24 | 0.02 |
10. | menyusun laporan pelaksanaan tugas di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sesuai dengan kegiatan yang telah dilaksanakan sebagai akuntabilitas kinerja | 60 | 0.05 | |||
- | Menganalisis laporan yang diterima dari bawahan | Bahan | 24 | 0.5 | 12 | 0.01 |
- | Membahas bahan laporan dengan bawahan | Perbaikan Bahan | 24 | 0.5 | 12 | 0.01 |
- | Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan kegiatan di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan | Draf | 24 | 0.5 | 12 | 0.01 |
- | Mengkonsultasikan konsep laporan kepada atasan | Draf Terkoreksi | 24 | 0.5 | 12 | 0.01 |
- | Memfinalisasi konsep laporan pelaksanaan tugas | Laporan | 24 | 0.5 | 12 | 0.01 |
Jumlah Kebutuhan Pegawai | 1331.5 | 1.06
1 orang |
||||
Jumlah Pegawai yang Ada | 1 orang |
BAHAN KERJA
No | Bahan Kerja | Penggunaan Dalam Tugas |
---|---|---|
1. | Renstra Unit | Perumusan Program |
2. | Program Kerja | Pengkoordinasian pelaksanaan tugas unit kerja |
3. | Data Pegawai | Pembinaan bawahan di lingkungan unit kerja |
4. | Jabaran Tugas dan Program Kerja Unit | Pengarahan pelaksanaan tugas |
5. | Rumusan Kebijakan Teknis | Perumusan kebijakan teknis |
6. | Data kegiatan Perpustakaan | Pengendalian kegiatan perpustakaan |
7. | Data kegiatan Kearsipan | Pengendalian kegiatan perpustakaan |
8. | Laporan Pelaksanaan Tugas Bawahan | Evaluasi pelaksanaan tugas |
9. | Laporan Hasil Kegiatan | Penyusunan laporan |
10. | Instruksi Pimpinan | Pelaksanaan tugas kedinasan lain |
PERANGKAT KERJA
No | Perangkat Kerja | Penggunaan Dalam Tugas |
---|---|---|
1. | Tupoksi dan Kebijakan Pimpinan | Merumuskan program kerja |
2. | Program Kerja Unit | Mengkoordinasikan tugas unit kerja |
3. | Tupoksi dan Program Kerja | Membina bawahan di lingkungan unit kerja |
4. | Program Kerja Unit | Mengarahkan pelaksanaan tugas |
5. | Perwako tentang Tupoksi | Merumusan kebijakan teknis |
6. | Tupoksi dan Program Kerja | Mengendalikan Kegiatan Perpustakaan |
7. | Tupoksi dan Program Kerja | Mengendalikan Kegiatan Kearsipan |
8. | Tupoksi dan Program Kerja | Mengendalikan Kegiatan Kesekretariatan |
9. | Rencana Program Kerja | Mengevaluasi pelaksanaan tugas |
10. | SOP dan PetunjukTeknis | Membuat laporan |
11. | Peraturan Terkait dan Arahan Pimpinan | Melaksanakan tugas kedinasan lain |
TANGGUNG JAWAB
1. | Mengendalikan Kelancaran pelaksanaan kegiatan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan |
2. | Menetapkan Terumuskannya kebijakan teknis bidang perpustakaan |
3. | Menetapkan Terumuskannya kebijakan teknis bidang Kearsipan |
4. | Menetapkan Terumuskannya kebijakan teknis bidang Kesekretariatan |
WEWENANG
1. | Menentukan prioritas pekerjaan |
2. | Meminta kelengkapan data dan informasi kepada unit kerja yang relevan |
3. | Memaraf surat dan dokumen dinas sesuai dengan ketentuan |
4. | Membimbing dan menegur bawahan |
5. | Menilai Sasaran Kinerja Pegawai (Penilaian Prestasi Kerja) |
6. | Memberi reward and punishment kepada bawahan |
7. | Menyampaikan saran dan pertimbangan Walikota dan Sekretaris Daerah/Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama |
8. | Membuat laporan pelaksanaan tugas |
KORELASI JABATAN
No | Jabatan | Unit Kerja/ Instansi | Dalam Hal |
---|---|---|---|
1. | Sekretaris Daerah | Sekretariat Daerah Kota | konsultasi dan Pertanggungjawaban |
2. | Asisten Pemerintahan dan Kesejahteraan Rakyat | Sekretariat Daerah Kota | Konsultasi dan Koordinasi |
KONDISI LINGKUNGAN KERJA
No | Aspek | Faktor |
---|---|---|
1. | Tempat Kerja | Di dalam dan luar ruangan |
2. | Suhu | Dingin |
3. | Udara | Sejuk |
4. | Keadaan Ruangan | Baik dan nyaman |
5. | Letak | Baik dan strategis |
6. | Penerangan | Baik |
7. | Suara | Tenang |
8. | Keadaan Tempat Kerja | Bersih dan rapi |
9. | Getaran | Tidak ada |
RESIKO BAHAYA
No | Fisik/ Mental | Penyebab |
---|---|---|
1. | Kelelahan fisik | Terlalu lama duduk membungkuk |
2. | Kelelahan mata | Terlalu lama menatap layar komputer |
SYARAT JABATAN LAINNYA
a. Keterampilan Kerja
1. Keterampilan membuat konsep kebijakan teknis
2. Keterampilan membuat konsep program kerja
3. Keterampilan penyelesaian masalah teknis Perpustakaan dan kearsipan
4. Menguasai Informasi dan Teknologi
2. Keterampilan membuat konsep program kerja
3. Keterampilan penyelesaian masalah teknis Perpustakaan dan kearsipan
4. Menguasai Informasi dan Teknologi
b. Bakat Kerja
G, Intelegensia
V, Bakat Verbal
Q, Bakat Ketelitian
G, Intelegensia
V, Bakat Verbal
Q, Bakat Ketelitian
c. Temperamen Kerja
D, Directing-Control-Planning (DCP)
I, Influencing (INFLU)
M, Measurable & Verifiable Criteria (MVC)
D, Directing-Control-Planning (DCP)
I, Influencing (INFLU)
M, Measurable & Verifiable Criteria (MVC)
d. Minat Kerja
Investigatif - Aktivitas yang memerlukan penyelidikan observasional, simbolik dan sistematik terhadap fenomena dan kegiatan ilmiah
Investigatif - Aktivitas yang memerlukan penyelidikan observasional, simbolik dan sistematik terhadap fenomena dan kegiatan ilmiah
e. Upaya Kerja
Duduk
Berbicara
Mendengar
Duduk
Berbicara
Mendengar
f. Fungsi Fisik
1) Kondisi Fisik
Jenis Kelamin
:
Pria atau Wanita
Umur (Tahun)
:
maksimal 59 tahun
Tinggi Badan (cm)
:
-
Berat Badan (kg)
:
-
Postur Badan
:
-
Penampilan
:
-
2) Fungsi Fisik/ Fungsi Jabatan
Hubungan dengan Benda
:
B7, Memegang
Hubungan dengan Data
:
D2, Menganalisis data
Hubungan dengan Orang
:
O3, Menyelia