Detail Jabatan
NAMA JABATAN
:
Pengawas Kearsipan
KODE JABATAN
:
UNIT ORGANISASI
a. JPT
:
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
b. Administrasi
:
Kepala Bidang Kearsipan
c. Pengawas
:
Kepala Seksi Pembinaan Perpustakaan
IKHTISAR JABATAN
-
SYARAT JABATAN
a. Pendidikan
:
s1
b. Kursus/ Diklat
1). Penjenjangan
:
LPJ
2). Teknis
:
Diklat Pengantar Kearsipan, Diklat pengawasan kearsipan, diklat pengelolaan arsip dinamis
c. Pengalaman Kerja
:
bekerja pada bidang kearsipan
d. Pengetahuan Kerja
:
mengetahui mengenai arsip aktif dan non aktif
TUGAS POKOK
| No | Uraian Tugas | Hasil | Jumlah Hasil | Waktu Penyelesaian (Jam) | Waktu Penyelesaian Efektif (Jam) | Kebutuhan Pegawai |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1. | menerima dan menginventarisasi data obyek kerja sesuai prosedur untuk diproses lebih lanjut | 1328 | 1.06 | |||
| - | Menerima instruksi dan arahan dari atasan | surat tugas | 12 | 1 | 12 | 0.01 |
| - | Membuat program kerja | dokumen | 2 | 4 | 8 | 0.01 |
| - | Menginventarisasi data untuk pengawasan kearsipan | kegiatan | 6 | 2 | 12 | 0.01 |
| - | Mengolah formulir dari OPD | formulir | 24 | 8 | 192 | 0.15 |
| - | Mengolah formulir dari BUMD/organisasi/parpol | formulir | 20 | 8 | 160 | 0.13 |
| - | Mengolah formulir dari kelurahan | formulir | 28 | 8 | 224 | 0.18 |
| - | Membuat laporan pengawasan kearsipan | laporan | 72 | 10 | 720 | 0.58 |
| 2. | mengklasifikasi data obyek kerja sesuai prosedur untuk kelancaran pelaksanaan pengawasan | 29 | 0.02 | |||
| - | Mengindentifkasi data yang akan digunakan dalam pengawasan kearsipan | kegiatan | 1 | 2 | 2 | 0.00 |
| - | Menilai formulir/ kuisioner untuk pengawasan kearsipan | aspek | 12 | 2 | 24 | 0.02 |
| - | Mengkonsultasikan dengan atasan | kegiatan | 1 | 3 | 3 | 0.00 |
| 3. | mempelajari data obyek kerja sesuai prosedur yang berlaku dalam rangka pelaksanaan pengawasan | 228 | 0.18 | |||
| - | Mengumpulkan pedoman dan peraturan tentang kearsipan | peraturan | 12 | 1 | 12 | 0.01 |
| - | Mempelajari formulir/ kuisioner pengawasan kearsipan | formulir | 12 | 8 | 96 | 0.08 |
| - | menginventaris formulir yang akan digunakan | formulir | 12 | 5 | 60 | 0.05 |
| - | Membuat / mengisi kuisioner pengawasan | formulir | 12 | 5 | 60 | 0.05 |
| 4. | mengawasi obyek kerja sesuai prosedur dalam rangka tercapainya sasaran yang diharapkan | 382 | 0.31 | |||
| - | Melakukan monitoring kearsipan terhadap OPD | OPD | 24 | 5 | 120 | 0.10 |
| - | Membuat laporan monitoring | laporan | 24 | 2 | 48 | 0.04 |
| - | Melaporkan hasil monitoring ke atasan | laporan | 24 | 1 | 24 | 0.02 |
| - | Melakukan monitoring kearsipan terhadap BUMD/Organisasi/parpol | instansi | 20 | 5 | 100 | 0.08 |
| - | Membuat laporan monitoring BUMD/Organisasi/Parpol | laporan | 20 | 2 | 40 | 0.03 |
| - | Melaporkan hasil monitoring ke atasan | laporan | 20 | 1 | 20 | 0.02 |
| - | Membuat laporan Kota untuk semua aundiensi pengawasan | laporan | 3 | 10 | 30 | 0.02 |
| Jumlah Kebutuhan Pegawai | 1967 | 1.57
2 orang |
||||
| Jumlah Pegawai yang Ada | 0 orang | |||||
BAHAN KERJA
| No | Bahan Kerja | Penggunaan Dalam Tugas |
|---|---|---|
| 1. | Beban kerja | menerima tugas kepada bawahan |
| 2. | Tugas | melaksanakan tugas bawahan |
| 3. | Rencana kegiatan | melaksanakan tugas |
| 4. | perintah pimpinan | melaksanakan tugas lainnya |
PERANGKAT KERJA
| No | Perangkat Kerja | Penggunaan Dalam Tugas |
|---|---|---|
| 1. | Rencana kegiatan | membuat rencana kegiatan |
| 2. | SOP dan SOTK | menerima tugas bawahan |
| 3. | Juknis | membuat petunjuk teknis kegiatan |
| 4. | Surat perintah/ surat tugas | melaksanakan tugas lain-lain |
TANGGUNG JAWAB
| 1. | Melaksanakan pengawasan kearsipan ke OPD |
| 2. | Melayani bimbingan pengelolaan arsip |
| 3. | Mengelola bahan pengawasan kearsipan |
WEWENANG
| 1. | Membuat rencana kegiatan |
| 2. | menyiapakan bahan pengawasan kearsipan |
| 3. | melakukan audit kearsipan |
| 4. | menilai pengelolaan kearsipan di OPD |
KORELASI JABATAN
| No | Jabatan | Unit Kerja/ Instansi | Dalam Hal |
|---|---|---|---|
| 1. | Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan | Dinas Perpustakaan dan Kearsipan | konsultasi dan koordinasi tugas |
KONDISI LINGKUNGAN KERJA
| No | Aspek | Faktor |
|---|---|---|
| 1. | Tempat Kerja | Didalam |
| 2. | Suhu | Dingin |
| 3. | Udara | Sejuk |
| 4. | Keadaan Ruangan | Cukup |
| 5. | Letak | Datar |
| 6. | Penerangan | Terangan |
| 7. | Suara | Tenang |
| 8. | Keadaan Tempat Kerja | Bersih |
| 9. | Getaran | - |
RESIKO BAHAYA
| No | Fisik/ Mental | Penyebab |
|---|---|---|
| 1. | - | - |
SYARAT JABATAN LAINNYA
a. Keterampilan Kerja
| - |
b. Bakat Kerja
G, Intelegensia
V, Bakat Verbal
N, Bakat Numerik
S, Bakat Pandang Ruang
Q, Bakat Ketelitian
G, Intelegensia
V, Bakat Verbal
N, Bakat Numerik
S, Bakat Pandang Ruang
Q, Bakat Ketelitian
c. Temperamen Kerja
D, Directing-Control-Planning (DCP)
F, Feeling-Idea-Fact (FIF)
D, Directing-Control-Planning (DCP)
F, Feeling-Idea-Fact (FIF)
d. Minat Kerja
Investigatif - Aktivitas yang memerlukan penyelidikan observasional, simbolik dan sistematik terhadap fenomena dan kegiatan ilmiah
Investigatif - Aktivitas yang memerlukan penyelidikan observasional, simbolik dan sistematik terhadap fenomena dan kegiatan ilmiah
e. Upaya Kerja
Duduk
Berbicara
Mendengar
Melihat
Duduk
Berbicara
Mendengar
Melihat
f. Fungsi Fisik
1) Kondisi Fisik
Jenis Kelamin
:
Pria atau Wanita
Umur (Tahun)
:
maksimal 58 tahun
Tinggi Badan (cm)
:
-
Berat Badan (kg)
:
-
Postur Badan
:
-
Penampilan
:
-
2) Fungsi Fisik/ Fungsi Jabatan
Hubungan dengan Benda
:
B0, Memasang mesin
Hubungan dengan Data
:
D0, Memadukan data
Hubungan dengan Orang
:
O1, Berunding