Detail Jabatan
NAMA JABATAN
:
Kepala Seksi Pengolahan dan Layanan Kearsipan
KODE JABATAN
:
UNIT ORGANISASI
a. JPT
:
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
b. Administrasi
:
Kepala Bidang Kearsipan
c. Pengawas
:
JF arsiparis
IKHTISAR JABATAN
Menyelenggarakan Program Pengolahan dan pelayanan kearsipan, meliputi merencanakan, melaksanakan dan pengolahan Kearsipan
SYARAT JABATAN
a. Pendidikan
:
S1
b. Kursus/ Diklat
1). Penjenjangan
:
1. Diklat PIM IV
2. Pelatihan kearsipan
3. Diklas teknis Pengawasan kearsipan
2). Teknis
:
-
c. Pengalaman Kerja
:
Telah menduduki jabatan pelaksana
d. Pengetahuan Kerja
:
TUGAS POKOK
| No | Uraian Tugas | Hasil | Jumlah Hasil | Waktu Penyelesaian (Jam) | Waktu Penyelesaian Efektif (Jam) | Kebutuhan Pegawai |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1. | membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing untuk kelancaran pelaksanaan tugas Seksi Pengelolaan dan layanan kearsipan; | 44 | 0.04 | |||
| - | Menjabarkan rencana kegiatan menjadi tugas-tugas yang harus dilaksanakan bawahan | kegiatan | 2 | 2 | 4 | 0.00 |
| - | Memaparkan rencana kegiatan pengolahan dan pelayanan kearsipan | kegiatan | 2 | 2 | 4 | 0.00 |
| - | Menghimpun saran dan masukan dari bawahan | dokumen | 12 | 1 | 12 | 0.01 |
| - | Memberikan petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan | dokumen | 12 | 1 | 12 | 0.01 |
| - | Menentukan target waktu penyelesaian | dokumen | 12 | 1 | 12 | 0.01 |
| 2. | membimbing pelaksanaan tugas bawahan di lingkup Seksi Pengelolaan dan layanan kearsipan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang diberikan agar pekerjaan berjalan tertib dan lancar | 48 | 0.04 | |||
| - | Menjelaskan tugas yang akan dilaksanakan bawahan | dokumen | 12 | 1 | 12 | 0.01 |
| - | Mengidentifikasi kesulitan yang dialami oleh bawahan | dokumen | 12 | 1 | 12 | 0.01 |
| - | Menganalisis permasalahan bersama dengan atasan untuk menentukan solusi terbaik | dokumen | 12 | 1 | 12 | 0.01 |
| - | Memberikan arahan kepada bawahan terkait dengan masalah yang di alami | kegiatan | 12 | 1 | 12 | 0.01 |
| 3. | memeriksa dan mengevaluasi hasil kerja bawahan dilingkup Seksi Pengelolaan dan layanan kearsipan sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku agar terhindar dari kesalahan | 300 | 0.24 | |||
| - | Menelaah hasil kerja yang dilakukan oleh bawahan | Dokumen | 12 | 5 | 60 | 0.05 |
| - | Menentukan standar kualitas dan/atau kuantitas hasil kerja | data | 12 | 5 | 60 | 0.05 |
| - | Mengidentifikasi kesalahan dalam hasil kerja sesuai dengan standar yang telah ditentukan | dokumen | 12 | 5 | 60 | 0.05 |
| - | Membuat koreksi pada hasil kerja berupa catatan tertulis | dokumen | 12 | 5 | 60 | 0.05 |
| - | Memberikan arahan terkait koreksi hasil kerja bawahan | kegiatan | 12 | 5 | 60 | 0.05 |
| 4. | melaksanakan dan mengevaluasi bahan kebijakan, teknis pengelolaan kearsipan yang meliputi arsip dinamis dan arsip statis untuk bahan masukan kepada pimpinan | 475 | 0.38 | |||
| - | Mempelajari peraturan tentang teknis pengelolaan dan pelayanan kearsipan | Peraturan | 20 | 10 | 200 | 0.16 |
| - | Mengkaji rumusan konsep rancangan peraturan daerah dan peraturan walikota | dokumen | 5 | 15 | 75 | 0.06 |
| - | Menyusun konsep rancangan peraturan daerah dan peraturan walikota pelayanan kearsipan | dokumen | 5 | 15 | 75 | 0.06 |
| - | Mengkoordinasikan konsep rancangan peraturan daerah dan peraturan walikota ke provinsi | dokumen | 5 | 15 | 75 | 0.06 |
| - | Mengajukan hasil kajian data ke pimpinan | dokumen | 5 | 10 | 50 | 0.04 |
| 5. | melaksanakan dan mengevaluasi kegiatan Pengolahan Arsip guna terwujud tertib arsip di lingkungan Pemerintah Kota Padang Panjang | 244 | 0.20 | |||
| - | Menentukan target kerja sesuai rencana kegiatan | dokumen | 2 | 2 | 4 | 0.00 |
| - | Mempelajari laporan pelaksanaan kegiatan bawahan | laporan | 12 | 3 | 36 | 0.03 |
| - | Menginventarisasi permasalahan dalam pelaksanaan kegiatan pengolahan arsip | dokumen | 12 | 10 | 120 | 0.10 |
| - | Mendiskusikan kemajuan pelaksanaan kegiatan dengan bawahan | dokumen | 12 | 5 | 60 | 0.05 |
| - | Memberikan langkah-langkah perbaikan dalam pelaksanaan kegiatan | dokumen | 12 | 2 | 24 | 0.02 |
| 6. | melaksanakan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah, Standar Operasional Prosedur, dan Standar Pelayanan Publik sesuai dengan bidang tugas untuk pedoman pelaksanaan kegiatan | 50 | 0.04 | |||
| - | Mempelajari dan mempedomani sistem pengendalian intern pemerintah | kegiatan | 7 | 1 | 7 | 0.01 |
| - | Mempelajari dan mempedomani standar operasional prosedur | SOP | 30 | 1 | 30 | 0.02 |
| - | Mempelajari dan mempedomani Standar Pelayanan Publik | SOP | 13 | 1 | 13 | 0.01 |
| 7. | melaporkan hasil kegiatan di lingkup Seksi Pengolahan dan Layanan Kearsipan sesuai dengan tugas yang telah dilaksanakan secara berkala sebagai bentuk akuntabilitas kinerja | 49.2 | 0.04 | |||
| - | Memverifikasi laporan bawahan | laporan | 24 | 0.05 | 1.2 | 0.00 |
| - | Menyusun laporan kegiatan | laporan | 24 | 2 | 48 | 0.04 |
| 8. | merencanakan kegiatan Seksi Pengelolaan kearsipan berdasarkan program kerja Bidang Kearsipan sebagai pedoman pelaksanaan tugas | 72 | 0.06 | |||
| - | Menelaah program kerja bidang kearsipan | program | 3 | 3 | 9 | 0.01 |
| - | Menyusun konsep rencana kegiatan seksi pengolahan dan layanan kearsipan | dokumen | 7 | 5 | 35 | 0.03 |
| - | Menkonsultasikan konsep rencana kegiatan kepada atasan untuk mendapatkan arahan | dokumen | 7 | 2 | 14 | 0.01 |
| - | Memfinalisasi dan menetapkan konsep rencana kegiatan seksi pengolahan dan layanan kearsipan | dokumen | 7 | 2 | 14 | 0.01 |
| 9. | melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan pimpinan baik lisan maupun tulisan | 20 | 0.02 | |||
| - | Mempelajari tugas | dokumen | 6 | 2 | 12 | 0.01 |
| - | Menjalankan tugas | kegiatan | 3 | 2 | 6 | 0.00 |
| - | Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada bawahan | laporan | 2 | 1 | 2 | 0.00 |
| Jumlah Kebutuhan Pegawai | 1302.2 | 1.06
1 orang |
||||
| Jumlah Pegawai yang Ada | 1 orang | |||||
BAHAN KERJA
| No | Bahan Kerja | Penggunaan Dalam Tugas |
|---|---|---|
| 1. | Peraturan Perundang-undangan | pedoman |
| 2. | Peraturan Kepala ANRI | Pedoman |
| 3. | Peraturan daerah | Pedoman |
| 4. | Rencana Kegiatan | Penyusunan rencana kegiatan |
| 5. | Tugas | Bimbingan pelaksanaan tugas bawahan |
| 6. | Hasil kerja bawahan | Pengoreksian hasil kerja bawahan |
| 7. | Perintah Pimpinan | Pelaksanaan tugas lain |
PERANGKAT KERJA
| No | Perangkat Kerja | Penggunaan Dalam Tugas |
|---|---|---|
| 1. | Rencana Kegiatan | Menyusun rencana kegiatan Seksi Pengolahan dan pelayanan Kearsipan |
| 2. | SOP dan SOTK | Membagi tugas bawahan |
| 3. | SOP dan juknis | Membimbing pelaksanaan tugas bawahan |
| 4. | SOP dan Juknis | Mengoreksi hasi kerja bawahan |
| 5. | Rencana Kegiatan | Melaksanakan evaluasi tugas di lingkungan seksi pengolahan dan pelayanan kearsipan |
| 6. | Surat perintah/ surat tugas | Anjab dan analisis beban kerja (ABK) |
TANGGUNG JAWAB
| 1. | Melayani pengunjung galery arsip dan depo arsip |
| 2. | Melaksanakan pengolahan arsip statis |
| 3. | Menyortir arsip yang di sampaikan oleh perangkat daerah |
| 4. | Mengelola arsip statis pada depo arsip |
WEWENANG
| 1. | Merencanakan dan menjadwalkan pekerjaan yang berorientasi pada out put |
| 2. | Mengolah arsip statis |
| 3. | melakukan pelayanan |
| 4. | mengolah aplikasi |
KORELASI JABATAN
| No | Jabatan | Unit Kerja/ Instansi | Dalam Hal |
|---|---|---|---|
| 1. | Kepala Bidang Kearsipan | Dinas Perpustakaan dan Kearsipan | Konsultasi dan pertanggungjawaban kerja |
| 2. | Kepala Sub Bagian Keuangan, Evaluasi dan Pelaporan | Dinas Perpustakaan dan Kearsipan | koordinasi kerja |
| 3. | Kepala Seksi Penataan dan Pelestarian Arsip | Dinas Perpustakaan dan Kearsipan | koordinas kerja |
| 4. | Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan | Dinas Perpustakaan dan Kearsipan | Koordinasi Kerja |
| 5. | Pranata Laboratorium Kearsipan | Dinas Perpustakaan dan Kearsipan | penugasan dan evaluasi kerja |
| 6. | Pranata Kearsipan | Dinas Perpustakaan dan Kearsipan | Penugasan dan evaluasi kerja |
| 7. | Pengolah Arsip | Dinas Perpustakaan dan Kearsipan | Penugasan dan evaluasi kerja |
KONDISI LINGKUNGAN KERJA
| No | Aspek | Faktor |
|---|---|---|
| 1. | Tempat Kerja | dalam ruangan |
| 2. | Suhu | dingin dan panas |
| 3. | Udara | sejuk |
| 4. | Keadaan Ruangan | cukup |
| 5. | Letak | datar |
| 6. | Penerangan | terang |
| 7. | Suara | tenang |
| 8. | Keadaan Tempat Kerja | bersih |
| 9. | Getaran | - |
RESIKO BAHAYA
| No | Fisik/ Mental | Penyebab |
|---|---|---|
| 1. | kesehatan | debu dan rayap |
SYARAT JABATAN LAINNYA
a. Keterampilan Kerja
| kemampuan analisis dan evaluasi data |
| menguasai komputer |
b. Bakat Kerja
G, Intelegensia
V, Bakat Verbal
N, Bakat Numerik
S, Bakat Pandang Ruang
P, Bakat Penerapan Bentuk
Q, Bakat Ketelitian
K, Koordinasi Motorik
F, Kecekatan Jari
E, Koordinasi Mata, Tangan, Kaki
C, Kemampuan Membedakan Warna
M, Kecekatan Tangan
G, Intelegensia
V, Bakat Verbal
N, Bakat Numerik
S, Bakat Pandang Ruang
P, Bakat Penerapan Bentuk
Q, Bakat Ketelitian
K, Koordinasi Motorik
F, Kecekatan Jari
E, Koordinasi Mata, Tangan, Kaki
C, Kemampuan Membedakan Warna
M, Kecekatan Tangan
c. Temperamen Kerja
D, Directing-Control-Planning (DCP)
F, Feeling-Idea-Fact (FIF)
I, Influencing (INFLU)
J, Sensory & Judgmental Criteria (SJC)
P, Dealing with People (DEPL)
R, Repetitive & Continuous (REPCON)
S, Performing under Stress (PUS)
T, Set of Limits, Tolerance and Other Standard (STS)
V, Variety & Changing Conditions (VARCH)
D, Directing-Control-Planning (DCP)
F, Feeling-Idea-Fact (FIF)
I, Influencing (INFLU)
J, Sensory & Judgmental Criteria (SJC)
P, Dealing with People (DEPL)
R, Repetitive & Continuous (REPCON)
S, Performing under Stress (PUS)
T, Set of Limits, Tolerance and Other Standard (STS)
V, Variety & Changing Conditions (VARCH)
d. Minat Kerja
Realistik - Aktivitas yang memerlukan manipulasi eksplisit, teratur atau sistematik terhadap obyek/alat/benda/mesin
Investigatif - Aktivitas yang memerlukan penyelidikan observasional, simbolik dan sistematik terhadap fenomena dan kegiatan ilmiah
Artistik - Aktivitas yang sifatnya ambigu, kreatif, bebas dan tidak sistematis dalam proses penciptaan produk/karya bernilai seni
Kewirausahaan - Aktivitas yang melibatkan kegiatan pengelolaan/ manajerial untuk pencapaian tujuan organisasi
Konvensional - Aktivitas yang memerlukan manipulasi data yang eksplisit, kegiatan administrasi, rutin dan klerikal
Realistik - Aktivitas yang memerlukan manipulasi eksplisit, teratur atau sistematik terhadap obyek/alat/benda/mesin
Investigatif - Aktivitas yang memerlukan penyelidikan observasional, simbolik dan sistematik terhadap fenomena dan kegiatan ilmiah
Artistik - Aktivitas yang sifatnya ambigu, kreatif, bebas dan tidak sistematis dalam proses penciptaan produk/karya bernilai seni
Kewirausahaan - Aktivitas yang melibatkan kegiatan pengelolaan/ manajerial untuk pencapaian tujuan organisasi
Konvensional - Aktivitas yang memerlukan manipulasi data yang eksplisit, kegiatan administrasi, rutin dan klerikal
e. Upaya Kerja
Berdiri
Berjalan
Duduk
Mengangkat
Membawa
Menarik
Menyimpan imbangan/ mengatur imbangan
Menunduk
Membungkuk
Menjangkau
Memegang
Bekerja dengan jari
Berbicara
Mendengar
Melihat
Ketajaman jarak jauh
Penyesuaian lensa mata
Melihat berbagai warna
Berdiri
Berjalan
Duduk
Mengangkat
Membawa
Menarik
Menyimpan imbangan/ mengatur imbangan
Menunduk
Membungkuk
Menjangkau
Memegang
Bekerja dengan jari
Berbicara
Mendengar
Melihat
Ketajaman jarak jauh
Penyesuaian lensa mata
Melihat berbagai warna
f. Fungsi Fisik
1) Kondisi Fisik
Jenis Kelamin
:
Wanita
Umur (Tahun)
:
37
Tinggi Badan (cm)
:
150
Berat Badan (kg)
:
55
Postur Badan
:
seimbang
Penampilan
:
menarik
2) Fungsi Fisik/ Fungsi Jabatan
Hubungan dengan Benda
:
B4, Mengerjakan benda dengan tangan atau perkakas
Hubungan dengan Data
:
D0, Memadukan data
D1, Mengkoordinasi data
D2, Menganalisis data
D3, Menyusun data
D4, Menghitung data
D6, Membandingkan data
D1, Mengkoordinasi data
D2, Menganalisis data
D3, Menyusun data
D4, Menghitung data
D6, Membandingkan data
Hubungan dengan Orang
:
O2, Mengajar
O5, Mempengaruhi
O6, Berbicara - memberi tanda
O7, Melayani orang
O5, Mempengaruhi
O6, Berbicara - memberi tanda
O7, Melayani orang